Indlæser
Download som PDF
|
Vis tilhørende
Forretningbetingelser
i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger
mellem
[Organisationens navn]
[Organisationens Registrerings Nummer]
[Organisationens adresse]
[Organisationens postnummer og by]
[Organisationens land]
herefter "den dataansvarlige"
og
NemTilmeld.dk ApS
CVR 27 67 31 20
Strømmen 6
DK-9400 Nørresundby
Denmark
herefter "databehandleren"
der hver især er en "part" og sammen udgør "parterne"
HAR AFTALT følgende databehandleraftale med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder
2.1. Denne databehandleraftale fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige. Databehandleraftalen regulerer alene den behandling af personoplysninger, som databehandleren foretager for den dataansvarlige.
2.2. Denne databehandleraftale er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).
2.3. I forbindelse med den dataansvarliges brug af selvbetjeningssystemet NemTilmeld.dk behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med denne databehandleraftale.
2.4.
Selvbetjeningssystemet NemTilmeld.dk er et internetbaseret standardsystem til administration af den dataansvarliges arrangementer. Administrationen af arrangementer i selvbetjeningssystemet sker via et administrationsområde på den dataansvarliges adgangsbeskyttede konto hos databehandleren. Den behandling databehandleren foretager på vegne af den dataansvarlige foretages som udgangspunkt automatisk af selvbetjeningssystemet, ud fra den måde den dataansvarlige anvender og indstiller funktionerne i administrationsområde på kontoen i selvbetjeningssystemet.
Den dataansvarlige vælger hvilke personer der skal have adgang til kontoens administrationsområde ved at give disse personer et brugernavn til kontoen. Hvert brugernavn kan gives forskellige rettigheder. En brugers adgang til at anvende og indstille funktionerne i administrationsområdet afhænger derfor af hvilke rettigheder der er blevet tildelt det enkelte brugernavn på kontoen. De personer den dataansvarlige giver et brugernavn til administrationsområdet på kontoen i selvbetjeningssystemet, kaldes herefter "den dataansvarliges brugere".
2.5. Betingelser for oprettelse af abonnement til selvbetjeningssystemet NemTilmeld.dk er reguleret i "Forretningsbetingelserne for abonnement på NemTilmeld.dk" (herefter "forretningsbetingelserne").
2.6. Denne databehandleraftale og forretningsbetingelserne er indbyrdes afhængige, og kan ikke opsiges særskilt. Denne databehandleraftale kan dog - uden at opsige forretningsbetingelserne - erstattes af en anden gyldig databehandleraftale.
2.7. Denne databehandleraftale har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne, herunder forretningsbetingelserne.
2.8. Der hører tre bilag til denne databehandleraftale, og bilagene udgør en integreret del af databehandleraftalen.
2.9. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.
2.10. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en henvisning til en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af eller rettidigt blevet varslet om uden efterfølgende indsigelser fra den dataansvarlige.
2.11. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.
2.12. Databehandleraftalen med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.
2.13. Denne databehandleraftale frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.
3.1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret, EU- eller EØS-medlemsstaternes (herefter medlemstaternes) nationale ret og denne databehandleraftale.
3.2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.
3.3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.
3.4. Ud fra hvordan den dataansvarliges brugere anvender og indstiller funktionerne i selvbetjeningssystemets administrationsområde bliver der automatisk dannet et sæt tilmeldingsbetingelser for hvert arrangement der administreres med selvbetjeningssystemet. Tilmeldingsbetingelserne regulerer den dataansvarliges forhold til de personer der tilmeldes den dataansvarliges arrangementer (herefter deltagere) og skal godkendes af deltageren før tilmeldingen til den dataansvarliges arrangementer kan foretages. Den dataansvarliges brugere er forpligtet til, at gennemlæse og kontrollere om oplysningerne i tilmeldingsbetingelserne er tilstrækkelige i forhold til reglerne i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret før selvbetjeningssystemet kan bruges til et arrangement. Selvbetjeningssystemet beder den dataansvarliges brugere om at godkende hvert sæt tilmeldingsbetingelser før de kan benyttes.
3.5. Den dataansvarlige har det fulde ansvar for, at den dataansvarliges brugere anvender og indstiller de forskellige funktioner i selvbetjeningssystemets administrationsområde i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og denne databehandleraftale.
3.6. Den dataansvarlige har det fulde ansvar for at administrere brugerrettigheder og brugeradgange på den dataansvarliges konto i selvbetjeningssystemet, herunder at vurdere og forholde sig til eventuelle problemstillinger der kan opstå i forbindelse med deling af login-detaljer.
3.7. Den dataansvarlige skal oplyse den dataansvarliges brugere om de forpligtelser der påhviler dem i henhold til denne databehandleraftale og forretningsbetingelserne.
4.1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid gives forud for behandlingen, være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med denne databehandleraftale.
4.2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis databehandleren bliver opmærksom på at en instruks efter vedkommendes mening er i strid med databeskyttelsesforordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.
5.1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.
5.2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.
6.1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene og konsekvenserne af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.
Den dataansvarlige skal vurdere risiciene og konsekvenserne for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici og konsekvenser. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:
6.2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren - uafhængigt af den dataansvarlige - også vurdere risiciene og konsekvenserne for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici og konsekvenser. Vurderingen af disse risici og konsekvenser for fysiske personers rettigheder i databehandlerens standard selvbetjeningssystem foretages overordnet af databehandleren ud fra det generelle brug af selvbetjeningssystemet. Vurderingen tager derfor ikke udgangspunkt i den dataansvarliges individuelle forhold. Databehandlerens overordnede vurdering af sikkerhedsniveauet findes i bilag C.2.
6.3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.
Den dataansvarlige skal vurdere om de foranstaltninger databehandleren har gennemført er tilstrækkelige i forhold til den dataansvarliges identificerede risici og konsekvenser ved brugen af databehandlerens standard selvbetjeningssystem. Behandlingssikkerheden er beskrevet nærmere i bilag C.2, som også indeholder en liste med de foranstaltninger databehandleren som minimum skal gennemføre. Kræver den dataansvarliges identificerede risici og konsekvenser yderligere foranstaltninger drøfter databehandleren gerne muligheden for at gennemføre foranstaltningerne, hvis de passer ind i den overordnede vurdering af risiciene og konsekvenserne for fysiske personers rettigheder og dermed er til gavn for alle databehandlerens kunder.
7.1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).
7.2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af denne databehandleraftale uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.
7.3. Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 40 dages varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Den dataansvarliges eventuelle indsigelser mod ændringerne skal meddeles til databehandleren inden 20 dage efter modtagelsen af underretningen og være rimelig og konkret begrundet. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, henvises der til i bilag B.
7.4. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af denne databehandleraftale, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i denne databehandleraftale og databeskyttelsesforordningen.
Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter denne databehandleraftale og databeskyttelsesforordningen.
7.5. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes - efter den dataansvarliges anmodning herom - i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af denne databehandleraftale er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.
7.6. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.
8.1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.
8.2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.
8.3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af denne databehandleraftale:
8.4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.
8.5. Denne databehandleraftale skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og denne databehandleraftale kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.
9.1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.
Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:
9.2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til denne databehandleraftales punkt 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:
9.3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af denne databehandleraftales punkt 9.1. og 9.2.
10.1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.
10.2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal ske ved, at databehandleren giver en indledende underretning hurtigst muligt og senest indenfor 4 timer efter, at databehandleren er blevet bekendt med bruddet og en uddybende underretning hurtigst muligt og senest indenfor 36 timer efter, at databehandleren er bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.
10.3. I overensstemmelse med denne databehandleraftales punkt 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:
10.4. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.
11.1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlige, at oplysningerne er slettet medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.
11.2. Følgende regler i EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne efter ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger:
11.3. Databehandleren forpligter sig til alene at behandle personoplysningerne til de(t) formål, i den periode og under de betingelser, som disse regler foreskriver. Opbevaringsperioder og sletterutiner er beskrevet nærmere i bilag C.
12.1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og denne databehandleraftale, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.
12.2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i bilag C.7. og C.8.
12.3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivning har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.
13.1. Ansvar for handlinger i strid med bestemmelserne i denne databehandleraftale reguleres af ansvars- og erstatningsbestemmelserne i forretningsbetingelserne.
13.2. Niveauet for eventuel kompensation til databehandleren i henhold til denne databehandleraftale er reguleret i forretningsbetingelserne.
13.3. Regulering af lovvalg og værneting i forretningsbetingelserne finder også anvendelse for denne databehandleraftale.
14.1. Denne databehandleraftale træder i kraft på datoen for begge parters accept heraf. Enten ved underskrift eller online godkendelse i selvbetjeningssystemet. Denne databehandleraftale erstatter eventuelle tidligere indgåede databehandleraftaler med NemTilmeld.dk.
14.2. Begge parter kan kræve denne databehandleraftale genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i denne databehandleraftale giver anledning hertil. Underretning om en ændring skal være modparten i hænde minimum 30 dage før anvendelsen eller ændringen skal træde i kraft.
14.3. Denne databehandleraftale og forretningsbetingelserne er gældende, så længe databehandleren opbevarer personoplysninger der behandles på den dataansvarliges vegne. Denne databehandleraftale og forretningsbetingelserne kan derfor ikke opsiges i denne periode. Tjenesterne omtalt i punkt 11.1, ophører når databehandleren har slettet alle personoplysninger der opbevares for den dataansvarlige. Personoplysningerne slettes som beskrevet i bilag C.4.
14.4. Underskrift
| På vegne af den dataansvarlige | På vegne af databehandleren | ||||||||
|
|
|
15.1. Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner. Databehandleren vil anse kontaktpersonen hos den dataansvarlige som systemansvarlig for brugen af selvbetjeningssystemet NemTilmeld.dk. Det er derfor den kontaktperson som databehandleren vil kontakte omkring forhold i denne databehandleraftale f.eks. ved eventuelle databrud.
| Kontaktperson ved den dataansvarlige (systemansvarlig): | Kontaktperson ved databehandleren: | ||||||||||||||||
|
|
15.2. Kontaktoplysninger på den dataansvarliges databeskyttelsesrådgiver (DPO) eller databeskyttelses ansvarlige.
|
Kontaktoplysningerne vil stå i de tilmeldingsbetingelser som regulerer den dataansvarliges forhold til deltagerne og som findes på den offentlige tilgængelige hjemmeside, hvor deltagerne tilmelder sig den dataansvarliges arrangement. Kontaktoplysningerne vil være angivet som de informationer deltageren skal bruge for at gøre brug af sine rettigheder i henhold til databeskyttelsesforordningen.
15.3. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner. Den dataansvarliges brugere der har adgang til selvbetjeningssystemet som administrator kan via administrationsområdet ændre kontaktoplysningerne i selvbetjeningssystemet. Ændres kontaktoplysninger i selvbetjeningssystemet vil databehandleren bruge de senest opdaterede kontaktoplysninger.
A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige
Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige er, at den dataansvarlige kan anvende det internetbaserede selvbetjeningssystem NemTilmeld.dk til administration af den dataansvarliges arrangementer. Selvbetjeningssystemet NemTilmeld.dk hjælper den dataansvarlige med at samle og håndtere mange af de opgaver, der har med administration af et arrangement at gøre, blandt andet håndtering af og overblik over tilmeldinger fra deltagere.
A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)
Databehandleren stiller det internetbaserede selvbetjeningssystem NemTilmeld.dk til rådighed for den dataansvarlige til administration af den dataansvarliges arrangementer. Databehandleren registrerer og opbevarer herigennem personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede
Almindelige personoplysninger:
Særlige kategorier af personoplysninger (herunder strafbare forhold)
Selvbetjeningssystemet gør automatisk det, den dataansvarliges brugere anvender og indstiller funktionerne til i administrationsområdet i selvbetjeningssystemet, og begrænser derfor ikke den dataansvarliges brugere i opsætningen af arrangementer. Hverken i type eller i forhold til hvilke personoplysninger den dataansvarliges brugere indhenter om deltagerne, f.eks. om deltageren har allergi. Den dataansvarliges brugere kan derfor reelt indhente alle typer af personoplysninger igennem selvbetjeningssystemet og hvordan den dataansvarliges brugeres anvender og indstiller funktionerne i selvbetjeningssystemets administrationsområde, kan derfor gøre, at der behandles yderligere almindelige personoplysninger, særlige kategorier af personoplysninger og personoplysninger om strafbare forhold.
Databehandleren behandler ikke yderligere almindelige personoplysninger, særlige kategorier af personoplysninger og personoplysninger om strafbare forhold medmindre den dataansvarliges brugere instruerer databehandleren til det igennem anvendelsen eller indstillingen af funktionerne i selvbetjeningssystemets administrationsområde.
A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede
A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter denne databehandleraftales ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed
Behandlingen er ikke tidsbegrænset og gælder indtil databehandleren ikke længere opbevarer personoplysninger der behandles på den dataansvarliges vegne. En beskrivelse af opbevaringsperioderne og sletterutinerne står i denne databehandleraftales bilag C.4.
B.1. Godkendte underdatabehandlere
Databehandlerens liste med underdatabehandlere findes på hjemmesiden https://www.NemTilmeld.dk/betingelser/underdatabehandlere/. Som det fremgår af listen med underdatabehandlere version 1 bruger databehandleren ingen underdatabehandlere ved denne databehandleraftales ikrafttræden.
Listen med underdatabehandlere findes på hjemmesiden https://www.NemTilmeld.dk/betingelser/underdatabehandlere/ for at databehandleren kan tilpasse selvbetjeningssystemet og bevare fleksibiliteten i udviklingen af selvbetjeningssystemet, hvis udviklingen gør det nødvendigt at gøre brug af en underdatabehandler eller efterfølgende ændre i en underdatabehandlers behandlingsaktivitet.
Databehandleren må ikke gøre brug af en underdatabehandler eller efterfølgende ændre i en underdatabehandlers behandlingsaktivitet uden den dataansvarliges skriftlige forudgående godkendelse eller efter rettidig varsling til den dataansvarlige efter denne databehandleraftales punkt 7.3, hvor den dataansvarlige ikke har gjort indsigelse.
Den gældende version af listen med underdatabehandlere, som den dataansvarlige enten har godkendt eller som er blevet rettidigt varslet uden indsigelser fra den dataansvarlige kan den dataansvarlig finde i administrationsområdet i selvbetjeningssystemet.
C.1. Behandlingens genstand/instruks
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren leverer det internetbaserede selvbetjeningssystem NemTilmeld.dk til administration af arrangementer i overensstemmelse med forretningsbetingelserne, og denne databehandleraftale.
Det internetbaserede selvbetjeningssystem gør automatisk det, den dataansvarliges brugere anvender og indstiller funktionerne til i selvbetjeningssystemets administrationsområde. Derfor påvirkes den behandling databehandleren foretager på vegne af den dataansvarlige løbende af, hvordan den dataansvarliges brugere anvender og indstiller funktionerne i selvbetjeningssystemets administrationsområde.
Når det er nødvendigt for at kunne levere det internetbaserede selvbetjeningssystem NemTilmeld.dk til administration af den dataansvarliges arrangementer, kan databehandleren ud over de underdatabehandlere beskrevet i bilag B.1. videregive udvalgte personoplysninger til eksterne samarbejdspartnere, som f.eks. betalingsformidlere og en telefonudbyder.
Der videregives kun personoplysninger til en samarbejdspartner når det er nødvendigt i forhold til brugen af selvbetjeningssystemet, og de personoplysninger der videregives til en samarbejdspartner er begrænset til de personoplysninger, der er nødvendige for at samarbejdspartneren kan udføre den ønskede funktion, som f.eks.:
Ved abonnementsophør, skal databehandleren opbevare personoplysningerne efter de indstillinger, den dataansvarlige har angivet omkring opbevaring og sletning i selvbetjeningssystemet. Når den angivne opbevaringsperiode ophører, slettes personoplysningerne automatisk. Den dataansvarlige vil i opbevaringsperioden ikke have adgang til personoplysningerne, medmindre abonnementet gentegnes. Ved behov kan den dataansvarlige rette henvendelse til databehandleren, der derefter bistår den dataansvarlige i forhold til overholdelse af de registreredes rettigheder.
C.2. Behandlingssikkerhed
Sikkerhedsniveauet skal afspejle:
At databehandleren overordnet behandler en stor mængde personoplysninger på vegne af forskellige dataansvarlige kunder. Standardindstillingerne i systemet er, at der alene behandles almindelige personoplysninger, men den enkelte brugers anvendelse og indstilling af funktionerne i selvbetjeningssystemets administrationsområde kan gøre at der behandles personoplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 9 om "særlige kategorier af personoplysninger" og databeskyttelsesforordningens artikel 10 om "personoplysninger om strafbare forhold". Databehandleren opererer derfor med et forholdsmæssigt "højt" sikkerhedsniveau fordi selvbetjeningssystemet benyttes af mange forskellige dataansvarlige.
Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etablere det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.
Databehandleren skal dog - under alle omstændigheder og som minimum - gennemføre følgende foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige:
C.3. Bistand til den dataansvarlige
Databehandleren skal så vidt muligt - inden for det nedenstående omfang og udstrækning - bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med denne databehandleraftales punkt 9.1 og 9.2 ved at gennemføre følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger:
C.4. Opbevaringsperiode/sletterutine
Standardindstillingen i selvbetjeningssystemet er, at personoplysninger automatisk slettes i systemet efter de nedenfor anførte opbevaringsperioder:
Den dataansvarliges brugere kan til enhver tid ændre standardindstillingen via funktioner i selvbetjeningssystemets administrationsområde. Den dataansvarliges brugere kan derfor slette personoplysninger og vælge hvor lang tid der skal gå før systemet automatisk sletter personoplysninger. Eneste undtagelse er personoplysninger der er nødvendige i forhold til bogføringsloven, disse oplysninger kan tidligst indstilles til at skulle slettes 5 år efter udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører eller senere.
Det er den dataansvarlige, der via funktioner i selvbetjeningssystemet indstiller, hvor længe personoplysninger i selvbetjeningssystemet skal opbevares, og hvornår systemet skal slette personoplysninger. Databehandleren følger de indstillinger, der angives omkring opbevaring og sletning af personoplysninger på den dataansvarliges konto i selvbetjeningssystemet. Ændrer den dataansvarlige ikke indstillingerne, omkring opbevaring og sletning af personoplysninger på den dataansvarliges konto i selvbetjeningssystemet, slettes personoplysningerne efter standardindstillingerne.
Inden ophør af abonnementet og inden adgangen til selvbetjeningssystemet lukkes, kan den dataansvarlige slette personoplysninger via funktioner i selvbetjeningssystemet. Personoplysninger der er nødvendige i forhold til bogføringsloven kan tidligst slettes 5 år efter udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører.
Har den dataansvarlige ikke slettet personoplysninger inden adgangen til selvbetjeningssystemet lukkes, instrueres databehandleren til at opbevare personoplysninger efter de indstillinger, den dataansvarlige har angivet omkring opbevaring og sletning i selvbetjeningssystemet. Når den angivne opbevaringsperiode ophører, slettes personoplysningerne automatisk. Den dataansvarlige vil i opbevaringsperioden ikke have adgang til personoplysningerne, medmindre abonnementet gentegnes. Ved behov kan den dataansvarlige rette henvendelse til databehandleren, der derefter bistår den dataansvarlige i forhold til overholdelse af de registreredes rettigheder.
C.5. Lokalitet for behandling
Databehandlerens servere og kontorer er placeret på følgende lokaliteter i Danmark:
Strømmen 6
9400 Nørresundby
Danmark
og
Ankeret 7
9200 Aalborg Øst
Danmark
For at kunne reagere hurtigt og tilpasse selvbetjeningssystemet, og dermed bevare et robust og modstandsdygtigt selvbetjeningssystem kan databehandleren flytte til eller placere servere og kontorer på andre lokaliteter i Danmark uden forudgående skriftlig godkendelse. Databehandleren vil orientere den systemansvarlige hos den dataansvarlige om eventuelle ændringer i lokaliteten. Databehandleren kan ikke flytte til eller placere servere på lokaliteter udenfor Danmark uden forudgående skriftlig godkendelse af den dataansvarlige.
C.6. Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande
Hvis den dataansvarlige ikke i denne databehandleraftale eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af denne databehandleraftale at foretage sådanne overførsler.
C.7. Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren
Databehandleren skal en gang om året for egen regning indhente en revisorerklæring ISAE3000 fra en uafhængig tredjepart vedrørende databehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og denne databehandleraftale. Ved anmodning vil den seneste version af revisorerklæringen ISAE3000 blive gjort tilgængelig for den dataansvarlige.
Baseret på resultaterne af revisorerklæringen, er den dataansvarlige berettiget til at anmode om gennemførelse af yderligere foranstaltninger med henblik på at sikre overholdelsen af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og denne databehandleraftale. Anmodningen om yderligere foranstaltninger vil blive gennemført, hvis de passer ind i leveringen af databehandlerens standard selvbetjeningssystem til administration af den dataansvarliges arrangementer og dermed er til gavn for alle databehandlerens kunder. Om yderligere foranstaltninger bliver gennemført vurderes derfor af databehandleren ud fra den overordnede vurdering af risiciene og konsekvenserne for fysiske personers rettigheder, som beskrevet i denne databehandleraftales punkt 6.2.
Den dataansvarlige, eller en repræsentant for den dataansvarlige, har herudover efter nærmere aftale adgang til at foretage inspektioner, herunder fysiske inspektioner, med lokaliteterne hvorfra databehandleren foretager behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen. Sådanne inspektioner kan gennemføres, når den dataansvarlige finder det nødvendigt.
Den dataansvarliges eventuelle udgifter i forbindelse med en fysisk inspektion afholdes af den dataansvarlige selv. Databehandleren er dog forpligtet til at afsætte de ressourcer (hovedsageligt den tid), der er nødvendig(e) for, at den dataansvarlige kan gennemføre sin inspektion.
Databehandleren er, når der ikke er tale om den udarbejdede revisorerklæring, berettiget til en kompensation for dennes medarbejderes tid, i forbindelse med inspektion og revision initieret af den dataansvarlige, medmindre dette sker på grundlag af en henvendelse fra tilsynsmyndigheden, om databehandlerens manglende efterlevelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.
Den dataansvarlige er endvidere berettiget til for egen regning at lade databehandlerens behandling af personoplysninger underkaste en årlig revision af en uafhængig tredjepart efter den dataansvarliges valg.
Inspektioner og revisioner der medfører adgang til forretningshemmeligheder og tekniske detaljer af opsætningen foretaget af andre end dem der er bestilt af databehandleren, kan kun gennemføres af personer som er blevet sikkerhedsgodkendt af databehandleren eller en tredjepart som databehandleren bruger til sikkerhedsgodkendelser.
C.8. Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplysninger, som er overladt til underdatabehandlere
Databehandleren skal en gang om året for egen regning foretage inspektioner, herunder efter behov foretage fysiske inspektioner, vedrørende overholdelsen af denne databehandleraftale hos underdatabehandlere.
Databehandleren eller en repræsentant for databehandleren har herudover adgang til at foretage inspektioner, herunder fysiske inspektioner, med lokaliteterne hvorfra underdatabehandlere foretager behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen. Sådanne inspektioner kan gennemføres, når databehandleren (eller den dataansvarlige) finder det nødvendigt.
Dokumentation for databehandlerens seneste foretagede inspektioner hos underdatabehandlere fremsendes ved anmodning til den dataansvarlige.
Den dataansvarlige kan - hvis det findes nødvendigt - vælge at initiere og deltage på en fysisk inspektion hos en underdatabehandler. Dette kan blive aktuelt, hvis den dataansvarlige vurderer, at databehandlerens inspektion hos underdatabehandleren ikke har givet den dataansvarlige tilstrækkelig sikkerhed for, at behandlingen hos underdatabehandleren sker i overensstemmelse med denne databehandleraftale.
Den dataansvarliges eventuelle deltagelse i en inspektion hos en underdatabehandler ændrer ikke ved, at databehandleren også herefter har det fulde ansvar for en underdatabehandlers overholdelse af denne databehandleraftale.
Den dataansvarliges eventuelle udgifter i forbindelse med en fysisk inspektion afholdes af den dataansvarlige selv. Databehandleren og underdatabehandlere er forpligtet til at afsætte de ressourcer (hovedsageligt den tid), der er nødvendig(e) for, at den dataansvarlige kan gennemføre sin inspektion.
Databehandleren er berettiget til en kompensation for dennes medarbejderes tid i forbindelse med inspektion og revision hos en underdatabehandler initieret af den dataansvarlige, medmindre dette sker på grundlag af en henvendelse fra tilsynsmyndigheden om databehandlerens manglende efterlevelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.
Eventuelle udgifter til underdatabehandleren i forbindelse med inspektion og revision hos underdatabehandleren initieret af den dataansvarlig afholdes af den dataansvarlige.
Inspektioner og revisioner hos en underdatabehandler der medfører adgang til forretningshemmeligheder og tekniske detaljer af opsætningen foretaget af andre personer end dem der er bestilt af underdatabehandleren har underdatabehandleren ret til at få sikkerhedsgodkendt før inspektionen eller revisionen kan gennemføres.