På vej tilbage til konferencesalen efter pausen spørger Lone, som er deltager,

"Undskyld, men hvad tid stopper vi i dag?".

Jeg svarer høfligt, at

"det gør vi senest klokken 12" 

"Det er fint, for jeg har bare brug for at gå præcis kl. 12, da jeg skal nå noget andet" siger hun lettet.

Så husker jeg, at en anden deltager også havde spurgt om det samme, da han ankom i morges. 

Så var det tid til at reagere.

Derfor er det vigtigt, at have antennerne ude, og opfange usikkerheden hos deltagerne.

Du tænker måske nu "havde Tina glemt at skrive sluttid i sin kommunikation?

Nej det havde jeg ikke - det stod både i programmet, tilmeldingsbekræftelsen og velkomstmailen.

Så glorien er godt pudset i dette tilfælde - det ændrer bare ikke på, at der stadig var et par deltagere, som var usikre på sluttidspunktet.

Det kan mit pleaser-gen ikke leve med.

I dette tilfælde var jeg selv ordstyrer, så jeg greb mikrofonen efter pausen og sagde "jeg håber I nød pausen på terrassen. Bare så I ikke er i tvivl. Vi slutter senest kl. 12, og forhåbentlig 5 minutter før".

Og jeg blev total overrasket over, at deltagerne så SÅ lettede ud.

Deres kropsholdning signalerede tydeligt, at de havde været i tvivl om sluttiden, og jeg kunne se, at de nu slappede mere af.

Når du har ansvaret for afholdelsen, så har du nok også oplevet, at deltagerne spørger om løst og fast undervejs i arrangementerne.

Derfor er vigtigt at reagere, hvis du opfanger, at mere end 2 personer er i tvivl om noget.

Er det ikke dig, der er tovholder, ordstyrer, konferencier (kært barn..), men en anden, så giv personen besked om at gøre det. Det er god service, og det skaber tillid hos jeres deltagere.

(Bliver lige nød til at tilføje, at så skal I selvfølgelig også slutte til tiden. Ellers så er det jo som at have "skudt sig selv i foden"). 

Læs indlægget om, hvordan du hjælper en indlægsholder med at holde tiden.

Tippet kommer her...

Det tip, jeg gerne vil give dig, er, at du i pauserne går rundt og lytter til deltagerne, og prøver at opfange, om der er nogle, der har nogle udfordringer, eller mangler svar på noget.

Sidder du i et baglokale og puster ud, så vil du misse denne mulighed - så vær synlig og lyt godt efter.

Opfanger du noget, så find ud af, hvordan du kan løse det.

Det er nemlig tit sådan, at når 1-2 personer har et behov, så er der nok også andre med samme behov.

 
Hvad har du oplevet, at en deltager (eller flere) har spurgt dig om til arrangementet?

Reagerede du og ændrede noget, så alle blev glade?
Skriv hvad du har oplevet (det kan vi andre også lære af, så tak)