Jørgen stod tidligt op i morges og mødte ind på kontoret, en time tidligere end han plejer.

Han havde bunker af opgaver han skulle nå, inden han skulle ud af døren og til et foredrag kl. 14.00.

Men... en af opgaverne trækker ud og tager længere tid end han havde regnet med (suk - har vi ikke alle prøvet det?).

Hans kollegaer går til frokost kl. 12 og han overvejer at droppe frokosten, men trisser alligevel med de andre ned i kantinen.

Han hører ikke rigtig efter, hvad kollegaerne snakker om ved frokosten, for han sidder og spekulerer på om han VIRKELIG har brug for at høre det foredrag.

"Hvorfor var det nu jeg tilmeldte mig?"

"Er det stadig relevant?"

"Bør jeg i stedet for slappe lidt af og få ryddet op på mit skrivebord. Måske skal jeg få opdateret hjemmesiden end tage til det foredrag?"

Tankerne kører rundt i hovedet på ham og han kæmper med at finde ud af om han skal afsted eller ej.

Så går han tilbage til sit skrivebord efter kun 10 minutters frokost, stadig uafklaret om, han skal sende det afbud.

Han ved dog godt, at det er alt for sent for arrangøren, at bruge et afbud til noget fornuftigt (der er jo kun en time til).

Den dårlige samvittighed nager - skal han tage afsted som planlagt og lære noget af ham foredragsholderen, eller skal han nå lidt ekstra på kontoret?

..og så hører han pludselig et BING fra hans mobil. 

Han griber ud efter telefonen og er slet ikke forberedt på, at han nu vil modtage en besked, som rydder al tvivl af vejen.

Han læser...

"Kære Jørgen, en masse tips til de sociale medier venter dig i dag. Vi ses kl. 13.30. Kom godt frem. Hilsen Lone fra xx-firma"

Han smiler og tænker "Nå for søren, cool, de vil gerne se mig, så må jeg hellere se at komme ud af døren".

Al tvivl er nu forsvundet og Jørgen vurderer, at de sidste opgaver sagtens kan vente til i morgen. Han griber sin jakke og går med rank ryg og et stort smil, ud af kontoret mod foredraget.

Faktisk glæder han sig at møde Lone fra SMS'en (hun virker flink) og der er da vist også noget med at Michael fra cykelklubben ville komme - det bliver hyggeligt.

Der findes mange "Jørgen'er" til dit arrangement

Du vil blive overrasket over hvor mange, der overvejer et afbud til dit arrangement, hvis der er andre ting, som presser på, enten privat eller på arbejde.

En lille hilsen, som i ovenstående eksempel, har virkelig givet mange af mine deltagere et smil på læben og hjulpet en del "Jørgen'er" ud af døren samt dem som havde glemt det, (ups).

Den oplevelse, glæde og hjælp skal du da også give videre til dine deltagere, så her er nogle ideer til, hvordan du kan formulere dine hilsener og forhåbentlig komme godt i gang.

Her er tekstforslag (du er velkommen til at snuppe)

...og husk, at tilpasse dem, så de passer til dit arrangement. 

• Vi står klar i døren til at tage godt imod dig, når du ankommer. Dørene åbner kl. 8 og programstart er kl. 9. Vel mødt.
  
  
• Glæd dig til nybagte boller og varm kaffe/te, når du ankommer til xxx (navn på stedet). Brug parkeringshuset, hvis du er i bil. Vel mødt.
  
  
• Så kom dagen, hvor vi skal mødes og lære om xxxx (temaet). Vi står klar kl. 12 med en lækker velsmagende frokost. Første indlæg er kl. 13. Vel mødt.
  
  
• Vi glæder os til at se dig og give dig den bedste dag med indlæg om sociale medier. Der er kaffe og kage fra kl. 13. Program starter kl. 14.
   
• Vi kan ikke vente med at møde dig og lære dig bedre at kende. Dejligt du vil deltage i vores netværksmøde. 
  
  
• Vi glæder os til at se dig kl. 8.30 til kaffe/te og lune croissanter. Undervisningen starter kl. 9. Vel mødt.
  
  
• Vi står klar til at tage imod dig, så kom i god tid og nyd kage-buffetten og det gode selskab. Vh Jette

Bemærk, at de ovenstående eksempler er skrevet i "vi-form", men du kan med fordel skrive "jeg" (så bliver det endnu mere personligt) og så dit navn til sidst. 

Når jeg sender disse SMS-hilsner, så gør jeg det ca. 1-2 timer inden dørene åbnes. 

Og så kan mine gæster sidde og smile over en hilsen i bussen, toget eller lige inden de hopper i bilen eller på cyklen.

3 ekstra tips til "den lille ekstra-hilsen":

Afslut din besked med (SMS kan ikke besvares). Mange vil nemlig gerne takke for beskeden (hvilket jo er skønt), men du har måske travlt med andre opgaver end at læse sms'er lige inden deltagerne ankommer.

Skriv din besked dagen inden (og send en test til dig selv). Så er du sikker på, at den berømte "skriveklap" ikke går ned.

Få folks mobilnumre, når de tilmelder sig og få også deres accept af, at du må sende dem sms-beskeder vedrørende arrangementet.

Prøv det - prøv det - det spreder glæde

Jeg håber, at du er blevet motiveret til at sende en imødekommende og rar besked til dine deltagere.

De vil nemlig elske, at du er opmærksom på, at de kommer godt frem til arrangementet og at du er klar til at give dem en rigtig god oplevelse.

PS. Du kan sagtens sende den lille ekstra-hilsen på email, hvis du ikke har mulighed for SMS. Fordelen er, at det giver dig lidt mere skriveplads. 

Et lille spørgsmål til dig...

Har du prøvet at sende eller modtage sådan en hilsen?

Vil du dele den med os andre i kommentarfeltet?

Inspiration kan vi jo aldrig få nok af ;-)