For mange år siden drømte jeg om, at være hende med det store overblik og overskud til at hygge om kollegaerne og gæsterne, når et arrangement skulle afholdes.

Virkeligheden var dog en anden hver gang jeg mødte ind til et arrangement, for så befandt jeg mig igen(!) i en tidspresset situation med en alenlang to-do-liste.

Mine kollegaer, der skulle tage imod gæsterne ved registreringsbordet skulle briefes. 

Indlægsholdernes powerpoints skulle gøres klar.

Skilte skulle hænges op til workshoplokaler, toiletterne og garderoben.

Kokken skulle briefes om antal og tider.

Kan du genkende dette senarie, hvor du løber rundt og får det hele til at spille?

Det gyldne råd, der ændrede alt

Jeg delte, for en del år siden, denne frustration med en kær ven i mødebranchen og han gav mig et fantastisk råd, som helt har ændret min måde at planlægge arrangementer på.

Det var et grænseoverskridende råd, som – indrømmet – gav angstfornemmelser første gang, jeg stod til mit næste arrangement - helt arbejdsfri.

Hvad ville mine kollegaer dog ikke tænke, når jeg "bare" gik rundt med en kop kaffe i hånden.

Min ven sagde disse magiske ord:

Vil du have ro og overblik til et arrangement, så skal du planlægge ud fra, at du pludselig bliver syg.

WOW. Forestil dig, at du rent faktisk bliver syg til et arrangement, du står for at planlægge, og derfor ikke kan være tilstede. Øj, det giver et sug i maven bare at skrive det.

Sådan bliver du den bedste mødeplanlægger 

Hvis du planlægger som jeg gjorde før i tiden, så har du nok kun uddelegeret nogle af opgaverne. De mindre detaljer - dem klarer I sammen på dagen. Har jeg ret?

Det vil jeg gerne hjælpe dig med at gøre meget bedre.

Det er ikke nemt, at slippe opgaverne, men det er nødvendigt, hvis du vil bevare overblikket og have overskud til gæster og kollegaer på dagen.

Den metode jeg bruger er visualisering. 

Gennemgå dit arrangement alene i et stille rum

Her er det trick, der kan hjælpe dig med at komme så langt ned i detaljerne som du måske aldrig har været før.

Sæt dig ind i et stille lokale og tænk hele dit arrangement igennem. Et godt tidspunkt er 1-2 uger inden arrangementet.

Forestil dig, at du er der (til arrangementet) og visualiser hele forløbet.

Start med at du pakker dine ting sammen derhjemme aftenen før.

Hvad skal du have med? De ting, skal du så sørge for, at en anden medbringer i stedet for dig (eller pakke en kasse med det i forvejen og give den til en af dine kollegaer). 

I kan evt. lade jer inspirere af dette indlæg: Her er de (vigtigste) 24 ting, du altid skal have med i din taske, når du holder arrangementer.

Så møder du ind til konferencen og gør navneskiltene klar.

Hov nej, det gør DU ikke – det skal du sørge for, at en anden gør, og personen skal vide alt om, hvor kassen med navneskilte står, hvordan de skal ligge på bordet samt hvordan han eller hun printer nye ud, hvis det er nødvendigt.

Du skal her have fat i alle detaljer, selv de bitte bitte små, som for dig er en selvfølge.

Det er nemlig ikke en selvfølge for én, som ikke har prøvet det før eller som ikke har været del af planlægningen..

Husk, du er den med alle erfaringerne og ofte gør ting per refleks, så alle de erfaringer du har - skal du give videre.

På denne måde arbejder du dig visuelt igennem dit arrangement og udvider dine lister med flere opgaver, der skal uddelegeres, kommunikeres og forklares til andre.

Sådan får du folk til at forstå deres opgaver

Dine beskrivelser af opgaverne skal skrives så detaljeret, at andre forstår dem uden du er til stede og kan uddybe dem.

Her er et eksempler:

Hvis du er tilstede:
Gør registreringsbordet klar. (Jeg kommer forbi kl. 7 og gennemgår det).

Hvis du er "syg":
Dugen skal hænge helt ned til gulvet ud mod gæsterne, så I kan gemme ting under bordet og det stadig ser pænt ud. Navnskilte skal ligge i alfabetisk rækkefølge ude fra fornavne. Blomsterbuketten skal stilles på højre side af bordet (buketten er i receptionen). Der må ikke ligge personlige ting på bordet. Når alle er ankommet, så rydder I pænt op. Gem alle overskydende navneskilte.

Kan du se forskellen? Du hjælper nu andre med at klare sig selv og frigiver samtidig dig selv til andre ting.

Her kan det være en ide, at gennemgå planen med alle involverede i god tid og lad DEM fortælle dig, hvordan de forstår opgaverne.

På den måde kan du hurtigt spotte, om der er nogen misforståelser.

Rigtig mange af de ting du får på din liste (når du visualier) kan genbruges fra arrangement til arrangement, så tiden er givet godt ud i starten. 

Du vil måske nu tænke, at det gør du allerede langt hen af vejen, men her er superpointen:

Du skal gøre det 100 %

Du skal planlægge ud fra, at du bliver syg dagen før og være sikker på at alle roller, ansvar og opgaver er 100 % kommunikeret ud OG forstået.

Gør du det, så får du masser af dejligt overskud til at være der for andre på dagen og klare eventuelle uventede udfordringer. Lyder skønt ik?.

Jeg lover dig, det er den bedst følelse – ever!

Hvad tænker du om dette råd, vil det virke for dig? Har du allerede erfaringer med det? Del gerne dine oplevelser i kommentarfeltet med os andre.