Er der styr på det hele?

Den sætning har du nok spurgt dig selv om en del gange inden et arrangement.

Og ja, der er da helt sikkert super meget styr på det hele.

Altså lige indtil en deltager snubler over en ledning og spilder sin kaffe på gulvet, eller solen vælger at skinne direkte på lærredet og gøre PowerPointen ulæselig.

Kan du nikke genkendende til den situation, hvor du har styr på alle forberedelserne, og der så alligevel opstår noget uventet?

Oh yes.

Der er heldigvis måder, hvorpå du kan undgå nogle af de uventede ting, og som du med fordel i stedet kan have med i dine forberedelse.

Jeg har valgt 4 ”uventede” ting ud til dig, som jeg selv er stødt på masser af gange.

De er derfor ikke en del af de uventede hændelser mere, men i stedet en del af min forberedelse.

De 4 tips, jeg har jeg har valgt ud, handler om klargøring af lokaler. Netop disse 4 ting vil helt sikkert bidrage til, at både du og dine deltagere får en endnu bedre dag.

1) Du kan hjælpe dine deltagere med at sidde mere behagelig

Dine deltagere vil helt sikkert gerne komme hinanden ved til dit arrangement, meeeen... det kan være grænseoverskridende at sidde klemt så meget sammen, at ens skulder, balder og lår rammer sidemandens.

Kan du mærke følelsen af sidemanden nu? Det føles ikke så rart vel.

Her kan du du gøre det endnu mere behageligt for dine deltagere ved at give ekstra god plads mellem stolene.

20-30 cm på hver side er en god start (så er der også plads til tasken mellem stolene).

Pladsen mellem stolene skal du aftale på forhånd med dem, der gør lokalet klar til dig.
Det er desværre stadig mest ”normalt” at stolene står helt tæt sammen.

Står de ikke som du gerne vil have det, når du ankommer – ja - så er det bare om at tage arbejdshandskerne på og selv tage fat.

Uha... hvor har jeg selv været i gang med stoleflytning mange gange.

(Læs mit bonustips grundig nederst i indlægget – du får virkelig brug for det her, hvis du vil være hurtig færdig)

2) Du skal huske, at alle skal kunne se indlægsholderen

Du kan hjælpe dine deltagere med at se lærredet og indlægsholderen ordentligt.

Det kan fx være, at der er en søjle, en roll-up eller en farverig scenedekoration, der tager udsynet.

Bliv inspireret til, hvordan du tjekker siddepladserne her: Du kan vise omsorg for dine deltagere ved at tjekke deres siddepladser

3) Derfor skal du være opmærksom på sikkerheden i lokalet

Hjælp dine deltagere med at færdes sikkert i lokalet. Det gør du ved, at tjekke om der er ledninger de kan snuble over.

Det kan hurtigt ende i en uheldig situation med spildt kaffe og kage på gulvet. Det samme gælder for ledninger på scenen. Sørg for, at de er tapet godt fast til gulvet.

Jeg vil anbefale, at du selv tager gaffatape med (mange steder har det nemlig ikke til rådighed).

Du kan med fordel læse det indlæg her: Derfor kan en ledning tage al opmærksomhed

4) Gør solen til din ven

Jeg elsker solen. Det klare lys og varmen. Uhm... kan du mærke det.

Den skal bare ikke ramme lige midt på lærredet, så ingen kan se, hvad der vises.

Den må gerne skinne, alle mulige andre steder, bare ikke lige dér.

Og ikke nok med at den sender sine dejlige stråler ind i dit lokale, så flytter den sig også hele dagen igennem mod højre.

Så hold godt øje (hele dagen) med den lille frækkert af en sol, og sørg for, at dække af for dens stråler, hver gang den nærmer sig lærredet.

Et lille bonustip: Giv dig selv arbejdsro

Du skal give dig selv arbejdsro til at gøre lokalet klar. Det gør du ved, at holde gæsterne uden for lokalet til du er helt klar. Det er helt ok at lukke (måske låse) døren, mens du gør klar i lokalet. Gæsterne ved jo, at du er ved at gøre det mest muligt behageligt for dem.

De uventede hændelser slipper du nok ikke helt for, men nu håber jeg, at du har 4-5 færre ting, at være bekymret for.

Har du et ekstra tip, som du synes at vi skal huske når vi forbereder lokalerne, så skriv det hjertens gerne i kommentarfeltet.

Har du et ekstra tip, som du synes vi skal huske, så skriv det hjertens gerne i kommentarfeltet.