De fleste mennesker kan god lide at komme til tiden, og nå at lande mentalt inden de skal i gang med det, som programmet byder på.

Du kender det nok... Lige snuppe en kop kaffe, få rystet regnvejret ud af håret og sat mobilen på lydløs. Måske vil de også nå at hilse på en kollega eller få en plads tæt på scenen.

Desværre sker det ofte, at deltagerne bliver i tvivl om, hvornår de skal møde op til et arrangement, fordi det ikke fremgår tydeligt nok i programmet.

Jeg modtager ofte velkomstmails med et program, hvor jeg er nødsaget til at kontakte arrangøren for at få forklaret, om det er dørene, der åbner eller selv programmet (det som sker på scenen), der starter f.eks. kl. 9.00.

Og selv om det kan være hyggeligt at tale med en anden arrangør, så er det også kilden til en let irritation for en deltager. 

Er tiderne i programmet derfor ikke "skåret ud i pap", kan det ske, at flere deltagere kommer for sent, eller for tidligt (og må vente udenfor til dørene åbner).

Disse 2 tider kan du med fordel altid skrive

Det er derfor god service at være mere præcis i beskrivelsen af tiderne og  skrive 2 tider i programmet fremover. 

Her er de 2 vigtigste starttidspunkter:

• Det tidspunkt, hvor stedet og/eller registreringen åbner (og deltagerne kan komme ind i bygningen).
• Det tidspunkt, hvor programmet (på scenen) starter (og deltagerne skal sidde klar på deres pladser).

Ved at skrive begge tider i velkomstmailen, så hjælper du dine gæster med at komme til rette tid, så de kan nå at lande på en god måde og få en behagelig start.

Not-to-do 

Hvis du sidder og spekulerer over, om du gør det på den rigtige eller forkerte måde, så se disse 3 eksempler, der viser, hvornår det ikke er korrekt formuleret. Bagefter får du 8 eksempler, du med fordel kan bruge fremover.

Sådan skal du helst ikke skrive:

Vi starter kl. 9.00

Kl. 9.00-16.00

Konferencen er i tidsrummet fra kl. 9.00-16.00

Som deltager vil jeg unægtelig stå med disse tvivlsspørgsmål:

"Er det dørene, der åbner kl. 9?"

"Er det programmet og første foredrag, der starter kl. 9?"

"Hvis det er programmet, der starter kl. 9, hvad tid kan jeg så komme ind og få kaffe?"

8 eksempler, der altid virker

Jeg har samlet en række gode eksempler, der ikke er til at misforstå. Bare snup den som passer bedst til dit arrangement. 

Program
Kl. 8.30-16.00. Dørerne åbner kl. 8.00, hvorefter programmet starter kl. 9.00.
------
Vi åbner dørene og registreringen kl. 12, og byder på en sandwich. Programmet starter kl. 13.
-----
9.00 Vi åbner dørene og registreringen. 
10.00 Kursusstart. Du kan komme ind i kursuslokalet fra kl. 9.45.
-----
9.00 Registrering og kaffe/te, brød og frugt.
9.30 Velkommen ved direktør Sabrine Andersen
-----
Du er velkommen fra kl. 11.00, og vi har sørget for at du kan spise dig mæt i vores frokostbuffet inden programmet starter kl. 12.00.
-----
Tid: Lørdag den 14. november kl. 17.30 (dørene åbner kl. 17.00 og program starter kl. 17.30)
-----
Kurset foregår i tidsrummet 9.00-16.00. Der er morgenmad fra kl. 8.00.
-----
Der er morgenmad fra kl. 8.30-9.00, hvorefter programmet starter i konferencesalen kl. 9.10.
-----

Det geniale er, at det er to tider, du i forvejen kender, så det er bare at give  begge tider videre til dine deltagere - de blive så glade. :-)

Vel mødt til dine deltagere.