Det er nok ikke nogen hemmelighed, at når dine gæster har en god rejseoplevelse, er de meget mere engagerede og positive fra start.

En tur, der er præget af stress, trafikproblemer eller manglende parkeringspladser, er bare et no-go, og noget du bør undgå, at de kommer ud for. 

Et rigtig godt værktøj til at hjælpe dine deltagere med at ankomme afslappet og motiveret til dit arrangement er, at give dem en velskreven guide til deres rejse, især dem, som kommer i bil.

Denne guide giver du dem i velkomstmailen med de praktiske oplysninger.

3 ting, du kan gøre for at hjælpe med parkering 

For at hjælpe dine deltagere, er der 3 ting, du kan gøre forud for din guidebeskrivelse. 

1) Vær i øjenhøjde med de deltagere, der ankommer i bil

Sæt dig i deres sted og undersøg personligt om der er forhold, der vil være gode at kende til som bilist. Det vil sige - besøg stedet.

Du kan f.eks. undersøge disse ting:

Er der vejarbejde i området, så deltagerne skal køre en omvej (der tager ekstra tid)?

Er der begrænsede pladser på parkeringspladsen, så deltagerne med fordel kan køre direkte til et parkeringshus i nærheden?

Er parkeringsreglerne dårligt beskrevet, og bør deltagerne derfor holde et ekstra vågent øje med reglerne, så de undgår en bøde? 

2) Få hjælp af andre 

Hvis du ikke selv har mulighed for at tjekke stedet ud, så få en anden til at gøre det eller stil ovenstående spørgsmål til din kontaktperson på arrangementsstedet.

På den måde får du en mere autentisk beskrivelse, som matcher virkeligheden.

3) Omfavn de teknologiske hjælpemidler

Hold dig ikke tilbage fra at bruge links. På den måde kan du holde dine deltagere i hånden hele vejen og gøre det nemt og bekvemt at finde frem til arrangementet.

Links kan f.eks. være til et parkeringshus, en rutevejledning, en oversigt over parkeringszoner, eller en hjemmeside, hvor parkeringsforhold allerede er beskrevet. 

Dem finder du ofte på arrangementstedets hjemmeside. Ellers kan du spørge arrangementsstedet, om de har en beskrivelse, du må bruge.

Vil du gerne bruge links, så kan du få det uddybet her og se eksempler på hvordan du bruger dem: Få deltagerne på rette vej med links

Lad dig inspirere af disse eksempler

For at hjælpe dig godt på vej er her en række uddybende beskrivelser, jeg selv bruger, samt dem, som andre har været så søde at skrive i deres velkomstmails.

Du kopierer bare løs, og bruger de formuleringer, der passer til dit arrangement. 

Er du i bil? (Ordet "Parkering" er også fint at bruge)
Du kan køre direkte til parkeringskælderen på Dr. Tværgade 4, 1302 Kbh K. Det koster 400 kr. pr. dag.
-----
Det er muligt at parkere mod betaling i disse gader: Stengade 1-100, 2200 København N / Nansensgade 35-45, 1366 København.
-----
Der er 2-timers gratis parkering i området, så HUSK at sætte P-skiven. 
Vi holder passende pauser i programmet, så du kan nå at smutte ud og flytte P-skiven hver 2. time. Parkering er på eget ansvar og vi dækker ikke bøder.
-----
Der er gratis parkering på vores parkeringsplads. Parkerer du på de omkringliggende veje, er det også gratis. 
Vær særlig opmærksom på at du ikke skal parkere for tæt på en udkørsel (følg parkeringsreglerne), da vagterne er flittige med bøder i området.
-----
Gældende parkeringsregler og kort over zonerne findes på www.frederiksberg.dk og www.parkering.dk.
-----
Der er gratisparkering, men du skal have en parkeringsbillet udleveret i receptionen og ligge den i forruden.
-----
Det er meget begrænset med parkeringspladser i indre by, hvor vores arrangement afholdes. Må vi anbefale, at du stiller bilen gratis ved en station og nyder turen ind til byen.

Metro: Øresund (11 min.), Amager strand (12 min.) og Femøren (13 min.)... (du kan selv fortsætte listen). 
S-tog: Hellerup (9 min.), Klampenborg (17 min.), Brøndby Strand (21 min... (du kan selv fortsætte listen). 
-----
Der er reserveret p-pladser, og der vil være opsatte A-skilte med navnet på vores konference. 
------
Se venligst vedhæftede kort over området og husk at printe vedhæftede p-billet, som sættes i forruden.
------
Der er 80 gratis parkeringspladser foran bygningen. 
Vil du være sikker på en plads, så kom i god tid. Alternativt, så kør direkte til (gadenavn), hvor der altid er mange ledige pladser.

Ja, der er mange at vælge imellem. Jeg håber, du finder en, som passer lige til dit arrangement, og at du på den måde spreder glæde og god karma ude i bilerne.