Mad kan være et ret ømtåleligt område, fordi vi elsker mad i Danmark.

Vi både taler og diskuterer det gerne ved enhver given lejlighed. Så det stiller store forventninger til den mad, der serveres til arrangementer, og hvordan du kommunikerer om det.

Du møder de deltagere, der gerne vil vide, om de bliver forkælet med lækker mad. Der er dem, som er på kur, lider af allergier eller f.eks. ikke spiser svinekød af religiøse årsager.

Det er alle behov, du skal omfavne og tilfredsstille med din kommunikation. For ja, folk tjekker i høj grad ud, hvad de skal have at spise.

Det går ofte galt med ordene morgenmad og forfriskninger.

Har du f.eks. skrevet "morgenmad" i dit program, kan det være svært at gennemskue, hvad der bliver serveret?

Er det den overdådige morgenbuffet med æg, bacon, nybagte boller og friskpresset juice?

Eller er "morgenmad" en enkelt (luftig) croissant?

Du kan selvfølgelig godt bruge ordet "morgenmad", men aldrig alene. Det skal altid følges op af en beskrivelse af, hvad det præcist er, du serverer.

(Vil du have en gratis e-bog med tips til din velkomstmail, så tjek i bunden af indlægget.) 

Hvad hulen er forfriskninger?

Et andet ord, som ikke siger noget om, hvad der venter, er ”forfriskninger”.

Forleden var jeg til et foredrag om fremtidens møder. Indlægsholderen træder ind på scenen og indleder på en yderst humoristisk måde med ordene:

”Forfriskninger! Hvad hulen er forfriskninger? Jeg elsker mad. Jeg vil vide, om det er noget, jeg kan blive mæt af. Please, fortæl mig nu, hvad hulen de der forfriskninger er, som jeg skal spise.”

Hun har ret. Deltagerne vil gerne vide, hvad de vil blive serveret.

Så vis omsorg for dine deltagere ved at give dem præcis information om mad og forplejning.

Sådan viser du omsorg for alle

Vi lever i en kultur, hvor det nu er helt normalt at være på forskellige kure og diæter, og hvor mange lider af allergier.

Jeg oplever, at flere og flere deltagere tager deres egen mad med, så de kan overholde den kur, de er på, eller undgå den mad, de ikke kan tåle.

Vil du vise omsorg for disse mennesker, kan du gøre en stor forskel, ved igen at være præcis, når du skriver, hvad der venter dem.

Her kommer en række eksempler på, hvordan du kan uddybe indholdet i de forskellige måltider:

Morgenmad:

• Vi serverer kaffe, te og nybagte boller med ost og marmelade.
• Vi byder på den store morgenbuffet med alt fra nybagte boller til kanelsnegle, yoghurt, frugt samt kaffe og te.
• Kaffe, te, smoothie, frugt og nødder.
• Når du ankommer, glæder vi os til at servere en kop varm kaffe eller med en croissant.
• Kaffe, te og en croissant.
• Der vil være kaffe, te og brød til morgenmad.

Frokost:

• Vi serverer en sandwich, vand og frugt til frokost (Der vil også være vegetarsandwich).
• Frokost. Stor frokostbuffet med alt hvad hjertet (og maven) begærer. Glæd dig til kagebordet.
• Frokost (varm ret med kød og salatbar).
• Frokost (smørrebrød og sodavand).
• Vi har smurt sunde madpakker (også til vegetarer) og går en tur ud i skoven og spiser.

Pauser:

• Pause. Nyd en kop kaffe eller te, vand, frugt og nødder, mens du hygger dig med de andre.
• Pause. Vi byder på frisk kaffe og lækker kage lige fra ovnen.
• Pause med kaffe, te og kage.
• Kaffe, te og kage (også sukkerfri kager).

Når der sker noget efter ”det officielle program” er slut:

• Vi håber, at du vil blive og nyde tapas og et glas vin med os.
• Middagen byder på en 2-retters menu med vine.
• Mingling med hotdogs, øl og vand.
• Mingling. Vi byder på øl, vand og chips.
• 16:00 – 17:00 Vi har helt sikker ikke fået nok af dit selskab, så bliv og få et glas vin og et par pindemadder med os.

2 måder at kommunikere det på

Disse oplysninger kan du skrive på 2 forskellige måder. Den ene er direkte i programmet (som ovenover), og den anden er som et afsnit for sig selv.

Her er et eksempel på et seperat afsnit:

Dagens mad og drikke
Når du ankommer er der kaffe, te og morgenbrød i foyer.

I alle pauser vil der være vand, kaffe, te, frugt og nødder. og kage i eftermiddagspausen.

Til frokost serverer vi smørrebrød med øl og vand, og vi slutter dagen af med at byde på et glas vin eller en sodavand.

Velbekommen :-)

Så galt gik det for en arrangør, fordi hun havde glemt at skrive om forplejning.

Noget af det som bare aldrig må ske, er at deltagerne pludselig begynder at tale dårligt om dig eller arrangementet.

Det skete desværre for en arrangør for nylig, og den oplevelse giver dig svaret på, hvorfor eventkommunikation er så vigtigt (hvis du stadig er lidt i tvivl).

Lyt og lær her:

Denne ting taler dine (sultne) deltagere om bag din ryg