Ylva ville gerne gøre det ekstra behageligt (og underholdende) for sine 50 kollegaer hos PepsiCo Nordics, når de sammen skulle 3 dage til smukke Island på deres kick-off, som er et årligt medarbejderseminar med både fagligt og sjovt indhold.

Det sjove indhold bestod i, at alle medarbejdere kunne vælge mellem flere aktiviteter den sidste dag, bl.a. køre ATV i naturen, bade i den berømte blå lagune mv.

Hun ledte efter en idé, der ville give hendes kollegaer en følelse af fællesskab og nærvær samtidig med, at det også var en motiverende ting.

Så fik hun et tip.

Mere præcist, hun læste et af mine blogindlæg om at sende SMS-hilsener til deltagerne før et arrangement.

Bingo. Her var idéen, hun kunne bruge.

Ylva gik straks i gang med at videreudvikle SMS-metoden. I stedet for, som i blogindlægget, at sende 1 SMS før en konference, tog hun idéen videre ved gennemgående at bruge SMS’er alle de 3 dage, som medarbejderne skulle være afsted. Faktisk fandt hun hurtigt ud af, at SMS’erne kunne være den røde tråd igennem hele arrangementet, altså også før afrejsen, under og efter opholdet.

Få dage før afgang fortæller hun mig, at nu er hun klar og spændt på, hvordan hendes SMS’er vil blive modtaget.

Jeg var ret spændt på, om Ylvas store omsorg for sine kollegaer ville blive godt modtaget.

Det var jo en hel ny ting i firmaet at gøre dette.

Efter 2 døgn sender hun mig en SMS med ordene ”Alt er gået heeeelt fantastisk godt! Nu i den blå lagune” - Efterfulgt at et foto af hende i den blå lagune ;-)

Derfor er der en glæde ved at glæde andre

Hvad skrev hun, der virkede så godt?

Det fik jeg at vide over en dejlig frokost og en kop kaffe. Ja ja, vi kan jo lige så godt have det hyggeligt, mens vi snakker ;-)

Hun fortalte, at SMS-hilsenerne var blevet modtaget med kyshånd, og mange havde rost hende og kick-off-teamet for denne anderledes og sjove måde at få beskeder på over flere dage.

Det havde været en meget givende oplevelse for hende at prøve noget nyt i PepsiCo’s årlige seminar, og gøre turen ekstra god for alle.

Ylva gjort sig nogle tanker undervejs om, hvad det var der fik det til at virke efter hensigten, og dem vil hun gerne dele med dig.

Og bare rolig, du skal nok få lov til at se hendes smarte SMS-tekster.

4 tips til SMS-hilsener, der skaber glæde

1) Skriv SMS-teksterne på forhånd.
”Jeg havde skrevet teksterne hjemmefra, for der var mange andre praktiske opgaver, jeg og kick-off-teamet skulle holde styr på. På den måde undgik jeg at glemme noget i teksten, eller at jeg lige skulle stresse over at få det på plads i Island.”

2) Tænk god service ind i teksten.
”Mine tekster skulle også have et praktisk formål, og derfor skrev jeg også om ting, mine kollegaer skulle huske. F.eks. var det vigtigt, at du spiste dig mæt på flyveturen, da vi skulle direkte ud på en sightseeingtur med bus og se noget af Islands natur.

På et tidspunkt skete der også noget uventet, og vi havde brug for at kommunikere det ud. Her kom SMS’erne virkelig til sin ret, da det var hurtigt og nemt at få budskabet ud.”

3) Uddeleger, så du ikke sidder alene med opgaven.
”Da vi kun laver 1 stor kick-off af dette format en gang om året, valgte vi at sende SMS’er ud manuelt i stedet for at bruge et tilmeldingssystem. Alle medarbejdere var jo sådan set tilmeldte i forvejen, idet kick-offen er til for alle medarbejdere.

Jeg fordelte telefonlisten mellem mig og 2 kollegaer med ca. 20 numre til hver, og så sendte jeg dem teksterne. Herefter koordinerede vi udsendelsestidspunktet hver gang. Det fungerede super godt, og mine kollegaer kunne godt lide at blive inddraget i denne sjove kommunikation.”

4) Afslut med ”SMS kan ikke besvares”.
”Det var virkelig rart, at der ikke kom 50 takkebeskeder retur, så det fungerede godt at afslutte med det.”

Her er en mini guide til, hvordan du koordinere at sende SMS’er manuelt.

Ylva får ordet:

Mine 6 SMS’er, der gjorde en sjov og rar forskel

”Min 1. SMS var jeg nok mest spændt på. Hvordan ville mine kollegaer opleve det at få en SMS-hilsen om aftenen, mens de er sammen med familien og pakker? Heldigvis tog alle godt imod det”. 

 

------------------------------

Denne SMS sendte vi torsdag morgen, da alle var samlet i lufthavnen. Ved ankomst på Island skulle vi på en længere sightseeingtur, så det var vigtigt, at alle havde spist ordentlig inden.

------------------------------

”Denne SMS blev sendt, inden folk gik ned til morgenmad på hotellet på dag 2. Jeg fik senere at vide, at det var kommet bag på flere, at de fik endnu en SMS. Det smilede jeg over, for ingen havde endnu opdaget, at det var en del af den røde tråd, der skulle binde det hele sammen.”

------------------------------

”Det her er en SMS, der ikke kan skrives på forhånd. Vi sendte den lige efter, at alle var gået tilbage på deres værelser efter seminaret for at gøre sig klar til den store festmiddag. Så ”See you later” betød fest!”

------------------------------

”Tømmermands SMS’en. Denne formiddag bød på velværdsoplevelser, kultur og sjov, inden vi alle skulle rejse retur til Danmark, Norge, Sverige og Finland. Mine kollegaer havde på forhånd kunne vælge om de ville på museum, bade i den blå lagune, shoppe, sove længe eller ud og køre ATV. Ikke helt uventet ville 80 procent prøve at bade i den blå lagune”


------------------------------

”Jeg havde planlagt en tekst til alle dagen efter hjemkomst, hvor vi var tilbage på kontorerne. Desværre var vores medarbejdergaver strandet i tolden, så blev det et lidt anderledes budskab end først planlagt. Jeg fik dog flettet seminarets røde tråd og titel "Dare to be bold” ind, og fik sat et vellykket punktum.”

------------------------------

Vil du læse det blogindlæg, som Ylva blev inspireret af, kan du læse det her:
Her er den lille ekstra-hilsen, der skaber glæde (og får folk ud af starthullerne)