Her er en miniguide til at sende SMS'er ud til dine deltagere før, under og efter dit arrangement.

Guiden passer til et arrangement, der varer maks. 1 dag, men grundideen er den samme om det er et arrangement på et par timer eller over et par dage.

1) Skriv alle SMS-tekster i god tid inden arrangementet.

Du kan med fordel skrive teksten i en frisk og imødekommende tone, samtidig med en praktisk information.

Du kan sende:

• En velkomstbesked
  Send dagen inden eller tidlig morgen samme dag som arrangementet.
  Beskeden kan være noget om, hvad der serveres ved ankomst, parkeringsforhold eller bare en rar og imødekommende hilsen.
  
  
• En pausebesked
  Send så snart deltagerne går til en pause. Kan være en spændende besked om den lækre frokost, der venter efter næste indlæg, en opfordring til at reflektere over temaet på næste indlæg eller gå ud og nyde solskinsvejret.
  
  
• En tak-for-i-dag besked.
  Send når folk er på vej ud af døren. Skriv noget med, at du ønsker de kommer godt hjem (eller tilbage på arbejde).

Når det uventede sker
Du kan selvfølgelig ikke forberede en tekst til det uforudsete, men når du har forberedt de andre tekster, har du mere overskud til at klare det uventede. Og alle telefonnumre ligger allerede klar i telefonen.

Det her skal altid du huske, hvis du vil have tid til andre ting. 
Vær opmærksom på at afslutte alle SMS-beskeder med ”SMS kan ikke besvares”. På den måde slipper I for en masse retursvar eller spørgsmål på SMS.

2) Find x antal kollegaer, der kan hjælpe.

En tommelfingerregel er, at hver person tager sig af ca. 20-30 numre. Også et godt tip til at involvere et par kollegaer, så du ikke er alene om det hele.

3) Aftal alt på forhånd (og test på forhånd)
Hvad bliver processen? Hvad forventes af den enkle? Hvilke tider skal beskederne sendes ud på?
Send beskederne til hinanden, for nogle gange ser de anderledes ud på SMS end i et word-dokument.

4) Send den 1. besked til dine kollegaer.

Herefter klikker dine kollegaer ”videresend” og taster deres 20 numre ind.

 
5) Send 2. besked til dine kollegaer.

Herfra bliver det nemmere, for nu er alle deltagernes numre tastet ind fra forrige SMS.

Du sender tekst 2 til dine kollegaer. Den kopierer de, finder besked 1 frem, og sætter tekst 2 ind under den første besked.

Trykker send og alle modtager besked 2. Sådan fortsætter I blot til alle beskeder er sendt.

Held og lykke med at vise ekstra omsorg for dine deltagere på en (måske) ny og anderledes måde.

Vil du gøre det på en nemmere måde?
Synes du, det virker helt uoverskueligt, så vil jeg lige give et lille hint om at NemTilmeld kan håndtere dette for dig via vores tilmeldingssystem, så kan du klare det hele på en langt nemmere måde. Læs mere her og prøv systemet gratis. www.nemtilmeld.dk