”Hvilket tip vil du gerne give videre til andre, der planlægger arrangementer?”

Uden tøven svarede flere hjælpsomme møde- og eventplanlæggere på dette spørgsmål, da de kom forbi vores hyggelige stand på Nordic Meeting & Event Expo i Bella Center i marts.

Det er blevet til 48 oprigtige og hjertevarme tips til dig, der gerne vil gå den ekstra mil for at give dine deltagere og kollegaer en god oplevelse.

Jeg håber, du vil tage dig 3 minutter til at se videoen og forhåbentlig bidrage ved at give dit bedste tip i kommentarfeltet. Vi takker alle på forhånd for dit tip.

PS. Hvis du er en af dem, der har udfyldt et postkort på messen, så vil jeg gerne sende dig et varmt TAK for at tage dig tid til at hjælpe alle os andre med at skabe gode oplevelser.

Disse 3 tips overrasker (nr. 2 er særlig betænksom)

1) Afstem budgettet - især med udenlandske chefer (f.eks. moms eller ej)

Afstem budgettet med dem, der betaler, ja altid. Vedrørende moms, så er det altid en god ide at dobbelttjekke om den billetpris, der er aftalt internt, er med eller uden moms. Få det eventuelt bekræftet i en e-mail. Så har du gjort, hvad du kunne.

2) Planlæg, hvad der skal ske med pynten, print, bannere, madrester m.m. efter eventet.

Her er et par ideer: giv det til børnehaver, flygtninge, hjemløse eller brug det til noget helt andet. Ditte fra CPH Lounge har f.eks. syet deres kunders aflagte bannere om (dem, der ofte hænger i loftet på en messe) til disse smarte muleposer. Hun bruger dem som kundegaver efterfølgende.

3) Husk, få styr på artistens "rider" (backstage-krav).

Da jeg har været bandmanager for en del artister tidligere i min karriere, så smiler jeg ekstra meget, når jeg læser dette tip.
Kom til at tænke på, om det er skrevet af en, der har fået ørerne i klemme, fordi der har manglet en eller anden (mystisk) ting backstage til et arrangement.

Hvis du vil have et par ideer til, hvad en artist kan have af (rimelige) ønsker, så vil Lukas Graham bandet gerne have sødmælk og sundt smørrebrød. Mads Langer kan godt lide ingefær og sunde snacks, og Niclas fra Nik & Jay vil gerne have et par nye sokker klar efter koncerten. Det vildeste jeg selv har sørget for, var en massør (ikke topløs, bare rolig) og vodka i et bestemt mærke. Backstagekravene er vist noget mere spektakulære hos udenlandske kunstnere (har jeg hørt).

Nåede du ikke at skrive alle de søde tips ned, så får du dem her. 

God læsning!

TID er det hotteste tip 
Det ser ud til, at TID fylder meget i bevidstheden, hvilket er fuldt forståeligt.

Spørgsmålet er, hvornår er du i ”god” tid? Har du et bud, så del hjertens gerne dine tanker i kommentarfeltet. 

• God tid
• Start i god tid
• Tænk forud
• Ting tager tid
• Forbered dig godt
• Forbered dig + smil
• Inviter i god tid – og send gerne reminder
• Vær altid i god tid
• Vær i god tid – proaktiv
• God tidsplanlægning
• Today is tomorrow ”earlier”

Sådan forkæler du dine deltagere (ekstra meget)

Jeg knuselsker disse tips. Tag dem til dig – alle sammen. 

• God forplejning
• Masser af frisk luft og dagslys
• Sørg for god mad
• Smil, og husk at det er mennesker, du har at gøre med – så alt kan ske
• Husk madpræferencer... veganere, kødspisere, gluten
• Komfortable stole
• Sæt dig ind i dine kunders ønsker
• Åbenhed, Rummelighed, Punktlighed
• Sæt dig ind i deltagerens ønsker
• Husk humor
• Der er altid tid til en fest!
• Husk involvering og gi’ den ekstra oplevelse

Når planlægningen er i top, kan deltagerne mærke det

God planlægning giver plads til det uforudsete, de gode samarbejdsoplevelser og ”alt det sjove”.

Disse 16 tips kan virke som en stor mundfuld, for hvem vil ikke gerne have styr på dem ALLE (samtidig). 

Et tip er, at du vælger det tip ud, der tiltaler dig mest, og implementerer det i planlægningen af dit næste arrangement.

Når det fungerer for dig på en naturlig måde, vælger du et nyt.
Sådan bliver du fagligt dygtigere, og får mere ro i dit arbejde (over tid) - men ro på for ”godt begyndt er halvt fuldendt”. 

• Husk deltagerinvolvering
• Afdæk formål med eventmøde og planlæg til målgruppen
• Tænk hele oplevelsen igennem for deltagerne lige fra første mail til forplejningen, toilet og parkeringsforhold samt efter event. Lad dig inspirere i dette blogindlæg: Denne service får dine deltagere i bil frem i tide og godt humør 
• Vælg altid en tidstager/holder, som kan markere, når man skal videre i agendaen. Mere inspiration her: Tidsstyring 
• Husk detaljerne
• Husk dit formål før du planlægger (og genbesøg dit formål løbende)
• Husk SoMe
• Lav et roadmap, der bruges af alle involverede parter
• God sparring inden du går i gang
• Husk detaljerne, så du sikrer det store billede
• Husk den interne kommunikation gennem hele processen
• Hav gode samarbejdspartnere, som du kan stole på
• Evaluering
• God planlægning
• Forventningsafstemning
• Fokus på, at av-udstyr fungerer
  Lad dig inspirere af disse blogindlæg om at få de praktiske ting til at fungere på arrangementsstedet: Klargøring af lokaler

De lidt skæve tips

• Tag en chance. Vind en bamse.
• Kør ned ad den skæve vej. Der ligger stedet, som ikke er på Instagram, Facebook og i kataloget.

Alle tips er givet med den største ydmyghed og et ønske om at hjælpe, så tager du bare en ide eller et tip med dig herfra, vil vi glæde os på dine vegne.

Held og lykke.