Når du sender en velkomstmail med alle de praktiske informationer, er det vigtigt at dine deltagere modtager beskeden den dag, der er bedst for dem.

Og hvornår er så det?

Godt spørgsmål for der er desværre ikke et eviggyldig svar, der virker for alle, men jeg vil gerne dele den metode, jeg bruger til at finde den helt perfekte dag at sende den ud på.

Dilemmaet er nemlig, at modtager deltagerne de praktiske informationer for tæt på arrangementet f.eks. dagen inden bliver den (måske) ikke læst, og får de den "i for god tid", har de glemt, hvad der står i den.

Du skal derfor finde det lille gyldne punkt (dag) midt imellem.

Undervurder aldrig den gode effekt din velkomstmail har

En velkomstmail er en ultra god service fra din side af, og du må aldrig undervurdere, hvor glade dine deltagere er for informationerne.

Derfor er det også vigtigt at din besked bliver læst og giver deltagerne den tryghed en velkomstmail kan skabe.

Jeg vil nu guide dig frem til hvilken dag, det er bedst at sende velkomstmailen ud.

Hvis du har et arrangement i tankerne, vil jeg anbefale, at du finder din kalender frem.

Det er den bedste måde, hvorpå du nemt kan få et overblik.

Disse 3 vigtige tommelfingerregler er gode at bruge:

Du skal tælle baglæns:
For at finde den bedste dag, til at udsende din velkomstmail på, skal du tage udgangspunkt i datoen for dit arrangement og tælle bagud i din kalender.

Tæl kun hverdage og glem fredageftermiddag
Hverdage er i dette sammenhæng fra mandag til fredag kl. 12. 
Herefter er mange gået på weekend (og læser måske ikke mails), så fredag eftermiddag skal du betragte som del af weekenden.

Giv altid folk mindst 2 hverdage (døgn) til at reagere i
Dine modtagere kan sidde i møder, være på kursus, være syge eller have andet fravær fra computeren, så du skal altid give dem mindst 2 hverdage til spørgsmål, afbud, eller andet de skal nå at handle på.

Sådan regner du frem til udsendelsesdatoen.
Husk at følge med i din kalender for ellers giver dette (måske) ingen mening.

En velkomstmail uden en deadline for afbud, sender du ud 2-3 hele hverdag før dit arrangement. Op til 5 hverdage er også fint.

Er dit arrangement en mandag, skal du sende velkomstmailen allersenest  onsdag morgen samme uge. Alternativt torsdag eller fredag inden kl. 12 - ugen inden.

Det giver deltagerne et par dage til at stille dig et spørgsmål (og få svar), og de kan nå at planlægge deres tid før arrangementet.

En velkomstmail med en deadline for afbud, den sender du ud, så folk altid har mindst 2 hverdage til at reagere i før deadlinen.

Det betyder, at du starter med at beslutte, hvornår du senest har brug for afbud. Det kan f.eks. være af hensyn til din planlægning, køkkenet, opstilling af borde og stole eller andet.

Nu skal du gå 2 hverdage bagud fra denne deadlinedato, og husk på, at dagene ikke må være weekenddage.

Er dit arrangement en onsdag, og køkkenet har brug for besked, om antal deltagere, mandag morgen, skal du sende velkomstmailen onsdag inden kl. 12 i ugen inden dit arrangement. Så har folk resten af onsdagen, torsdagen og fredagen til at reagere.

På den måde giver du deltagerne lidt luft og mulighed for at reagere.

Regner du dig frem til at du har brug for at sende din velkomstmail en lille uge inden, så kan det være en ide at sende en SMS-hilsen dagen inden.

Så føler deltagerne sig heller ikke glemt og bliver mindet om, hvad de skal i morgen.

Jeg har skrevet et indlæg om, hvordan du gør det og eksempler på, hvad du kan skrive. Du finder indlægget her: Her er den lille ekstra-hilsen, der skaber glæde (og får folk ud af starthullerne).

Vil du hellere læse en case fra PepsiCo, finder du den her: De uventede SMS-beskeder, der virker (og strikker det praktiske og det motiverende sammen).