Hvad gør din invitation lækker og indbydende? Er det en velskrevet tekst? Hvornår den bliver sendt? Et billede, der skaber opmærksomhed? Programmet? Eller noget helt andet?

Desværre er der ikke en endegyldig facitliste til, hvordan du fanger din målgruppes opmærksomhed i 1. hug. Der er dog nogle små enkle værktøjer, du kan bruge for at få din invitation til at fremstå både overskuelig, relevant og imødekommende.

Undgå at sende en ”dræberinvitation”

I dette blogindlæg har jeg sammen med Tanja fra Erhverv Randers samlet en række værktøjer og et overblik til dig, så du kan optimere og gøre dine invitationer endnu mere appetitlige.

Lad os tage første tip med det samme: Lange tætskrevne invitationer – virker ikke.

Ja, vi har nok alle prøvet at modtage en ”dræberinvitation” og tænkt, ”hold nu op, den orker jeg ikke at læse”. 

Jeg har selv være slem til at skrive for lange tekster, da jeg havde SÅ meget, jeg gerne ville fortælle om mine arrangementer. 

Jeg lærte med tiden at begrænse min iver og i stedet fange læserens interesse med få ord og noget lækkert at se på.

Så hvordan undgår du at skrive for lange og for kedelige invitationer, som får folk til at zappe videre til næste mail i indbakken? 

Få opskriften på en drøngod invitation

Først vil jeg gerne definere, hvilke 2 typer invitationer, vi giver tips til her.

Den første type er en invitation til et mindre arrangement, hvor der er et forholdsvist kort program.

Den anden er til større arrangementer, hvor du har mulighed for at skrive mere om programmet, omtale af indlæg, hovedtalere, workshops, udstillere eller andet i den retning.

Vi begiver os derfor ikke ud i at give tips til flersidede invitationer med omfattende programbeskrivelser.

Okay, lad os komme i gang med, hvordan du arbejder med opsætningen, så den bliver interessant at se på med første øjekast.

• Hvor meget må hele invitationen fylde, når den sendes med e-mail? En enkelt A4 side er passende. Hvis det fylder mere, vil det være en god ide at henvise til en hjemmeside, hvor f.eks. programmet er uddybet.
  
• Hvornår er der ”for meget” tekst? Tanja har en god tommelfingerregel, og den er, at du kun skriver tekst, der fylder maks. halvdelen af en A4 side, hvilket er ca. 300-400 ord. 
  
  
• Hvordan bliver min invitation overskuelig og tiltrækkende? Det er der 2 nemme veje til, som ikke kræver en lang grafikeruddannelse.
  
  Grafik og farver gør det overskueligt
  Det kan være en ramme rundt om teksten, en baggrundsfarve, en flot designet tekstboks, hvor du skriver de praktiske informationer.
  
  Billeder gør det tiltrækkende
  Du kan også bruge billeder, for som en klog person engang sagde, ”Et billede siger mere end 1000 ord”. Det betyder helt enkelt, at gode billeder i din invitation kan få folk til at blive tiltrukket af at læse videre.
  
  Mennesker tiltrækkes af forskellige ting, og derfor er det godt at fange nogle af dem med billeder.
  
  
• Er der andet, jeg kan gøre for, at den bliver læsevenlig? Ja, du kan sørge for masser af luft.
  
  Jo mere tom plads der er, jo mere overskueligt bliver det at læse den. En anden måde at gøre den læsevenlig på er at bruge korte sætninger, flere afsnit og overskrifter. 

Disse 6 informationer, du altid skal have med

Det var tips til opsætningen, og nu vil Tanja og jeg komme med tips til, hvilke tekster og informationer, du skal have med.

• En motiverende indledning, hvor du tydeligt beskriver, hvad læseren får ud af at deltage.
  
  Lad dig evt. inspirere af dette blogindlæg:
  Sådan undgår du at lave den klassiske brøler i din invitation
  
  

• Emnet eller temaet beskrives. Her kan det være en ide at beskrive den problemstilling, I vil arbejde med, f.eks. klimaet, eller hvilken forandring temaet vil give, f.eks. bedre ledelse, bedre økonomi eller sjovere samarbejde.
  
  
• Programmet eller agenda. Undgå for mange tidspunkter i programmet. Det er måske nok at skrive, hvornår dørene åbner, programstart og sluttidspunkt.
  
  De mere specifikke tider giver du deltagerne i velkomstmailen eller de kan læse dem på en hjemmeside. 

• Praktiske informationer. Dato, tid, stedet, adresse, billetpris, kontaktperson, afsender (arrangør) og eventuelle logoer, der (skal) med.
  
  Overvej om alt dette vil se bedre ud, hvis det f.eks. står i en lækkert designet boks, så informationerne adskiller sig fra den mere motiverende indledningstekst, der skal fange folks opmærksomhed.

• Tilmelding. Skriv meget tydeligt, hvordan man skal tilmelde sig, og om der er nogle betingelser f.eks. omkring afbud. 
  
  Tilmeldingsknappen skal være så tydelig, at hvis man skimmer siden igennem for at tilmelde sig, kan man NEMT finde knappen. Du kan evt. gøre ordet TILMELDING eller TILMELD DIG HER større eller give det en farve.
  
  
• En venlig hilsen som ”Vi glæder os til at se dig” er altid passende at slutte af med. Det virker imødekommende, og man føler sig allerede velkommen.

”Det ekstra lille tip, jeg gerne vil dele, er at ”lokke” folk med noget. Det kan være at skrive, at der er begrænset antal pladser, hvis det er et eftertragtet arrangement, der plejer at bliver udsolgt.

Jeg kan også finde på at skrive, at 300 personer allerede har tilmeldt sig, så du skal være hurtigt, hvis du vil have en plads. Den information følger jeg så op på i en reminder eller på de sociale medier, og det her er vigtigt: Du skal altid skrive sandheden ellers ryger troværdigheden hos læserne” afslutter Tanja.

Jeg har selv haft succes med at tiltrække deltagere ved at tilbyde en boggave. Det var ikke en verdenskendt (og dyr) bog, men ”blot” en lille billig én, som var relevant for dagens emne. Nogle gange fik jeg forfatterne til at skrive en hilsen i dem alle – det var populært.