Oplægsholderen har sagt de sidste ord.

Klapsalverne har lagt sig. Stole "skramler" som tegn på, at deltagerne så småt søger mod udgangen og tilbage til hverdagen.

Roen sænker sig, og du glæder dig indvendigt over et vellykket arrangement. Men måske kommer tvivlen:

"Får deltagerne mon det udbytte med hjem, som jeg havde tænkt mig - eller har de glemt det hele på vejen hjem (fordi de kommer for sent til toget, henter børnene 10 min. efter børnehaven egentlig lukker eller er på vej til en middag, som de faktisk ikke gider)."

Årsagerne kan være mange. Men hvor ærgerligt er det ikke, at dit arbejde med at planlægge og afholde et arrangement med de bedste intentioner om at give deltagerne "noget med hjem" ikke holder længere tid, end det tager at sætte sig ud i bilen, tjekke mails på telefonen eller komme i tanke om, at man havde lovet at købe mælk med hjem.

I dette indlæg kommer vi med tanker og ideer, som vi håber kan hjælpe dig til at blive i deltagernes bevidsthed lidt længere. Sidst i indlægget kommer der gode fifs fra Susanne fra tandlægen.dk og Stephanie fra Erhvervshus Sjælland.

Planlægning

Det hele starter naturligvis længe før arrangementet begynder. Allerede når du begynder at planlægge og tilrettelægge indholdet, skal du indtænke deltagernes udbytte som en rød tråd, der binder arrangementet sammen. 

Det er ikke nok at beslutte, at det skal handle om "noget med sociale medier". Det er for ukonkret og flyvsk. Det kan sagtens fungere som en vejviser for din videre ideudvikling, som måske ender ud i temaet "Sådan skaber du et fællesskab mellem din virksomhed og jeres følgere på Facebook".

Denne del har du selvfølgelig fuldstændig styr på. Vi nævner det blot for god ordens skyld, da denne del er fundamentet for dit videre arbejde med at sikre deltagernes udbytte af dit arrangement.

Klar kommunikation fjerner falske forhåbninger og skuffelser

Næste skridt hen mod arrangementet handler meget om kommunikation - god kommunikation vel og mærke. Her tænker vi på invitationer og de beskeder, du sender til deltagerne.

Her kan din (skarpe) kommunikation hjælpe dig med at afstemme forventninger med deltagerne om, hvad deres udbytte af arrangementet bliver. På den anden side kan du også give forhåbninger, som du måske ikke kan indfri, hvis du ikke er skarp i dine formuleringer af deltagernes udbytte.

Uskarp og uklar kommunikation giver nemlig mulighed for fortolkning. Det kan betyde, at deltagerne tror, de får noget andet end det, arrangementet leverer, og derfor går skuffede hjem.

Det er svært at definere klar kommunikation. En huskeregel er at beskrive klart og tydeligt, hvad der skal foregå. Er "netværk" f.eks. smalltalk ved kaffeautomaten eller faciliteret speed-dating, jeg skal forberede mig til.

I dette indlæg kan du få inspiration og hjælp til at skrive en fængende invitation, som også beskriver udbyttet: Sådan undgår du at lave den klassiske brøler i din invitation

Opfølgning og inddragelse sikrer deltagerne det fulde udbytte

Nu kommer vi til det, som vi startede ud med. Hvordan sikrer vi, at udbyttet hænger fast hos deltageren længst muligt.

For Susanne fra tandlægen.dk er det vigtig at følge op, når de har haft deres ansatte på kursus eller uddannelse.

"Størstedelen af udbyttet af et arrangement sker efter selve arrangementet. Derfor giver det god mening at gøre noget, som minder deltagerne om, hvad der foregik på dagen".

Susanne gør ofte det, at hun kontakter deltagerne efter arrangementet. Det kan være en mail med kursusmateriale, evaluering eller en hjemmeopgave, hvor de samtidig minder deltagerne om de vigtigste pointer fra arrangementet. Kan du omsætte disse pointer til håndgribelige handlinger, som deltageren nemt kan komme i gang med, er du godt på vej til at sikre deltagerne fuldt udbytte, mener Susanne.

"Den optimale opfølgning indeholder klokkeklare og nemt tilgængelige handlinger, som kan hjælpe deltagerne i gang med at implementere deres udbytte fra arrangementet. Handlingerne skal være nemme at komme i gang med - måske tager de kun 5-10 min. Gerne krydret med sjove, gode eller spændende eksempler. Så tror jeg deltagerne føler, at de allerede har fået stort udbytte af deltagelsen."

En anden tilgang til optimering af udbyttet er: inddragelse. Det er en metode, som Stephanie fra Erhvervshus Sjælland har succes med. Hun sørger først og fremmest for, at oplægsholderne er skarpe på at levere deres "take-aways" på dagen for arrangementet.

"Vi beder oplægsholderne om at afslutte deres oplæg med klare korte pointer om, hvad deltagerne skal tage med sig hjem. Som afslutning på dagen samler vi op på alle indlæg og samler pointerne, så man får "hele pakken" med hjem, da man ofte ikke kan deltage i alle oplæg."

I praksis kontakter Stephanie oplægsholderne før arrangementet og beder dem sende deres 3 vigtigste budskaber. Dem samler hun så i en præsentation, som dagens vært gennemgår som afslutning på dagen.

"Det er en god løsning. Tidligere følte deltagerne, at de manglede noget, hvis de ikke deltog på alle workshops."

Derudover har Stephanie også gode erfaringer med at inddrage deltagerne aktivt, så de selv skaber udbyttet, fremfor de bare sidder og lytter.

"Det fungerer bedst for vores målgruppe, når de arbejder aktivt til arrangementet. Så kan de få feedback, og de ligger grundstenene til det udbytte, som de skal hjem og arbejde videre med."

Stephanie fortæller, at Erhvervshus Sjælland ønsker dette til alle deres arrangementer, men at der selvfølgelig er tilfælde, hvor det ikke er muligt. 

Tænk dig nu tilbage til arrangementet, som netop er afsluttet, og den nærende tvivl om deltagerne nu har glemt det hele i morgen og derfor ikke får det ønskede udbytte. Forhåbentlig kan følgende 3 huskeregler være med til at fjerne det værste af tvivlen:

1. Vær knivskarp, når du kommunikerer om arrangementets indhold (og udbytte). Så afstemmer du forventninger med deltagerne og undgår skuffelser.
2. Overvej om du kan inddrage oplægsholdere i at definere udbyttet og deltagerne i at skabe udbyttet. Hvis deltageren skal forberede sig og arbejde aktivt på dagen, er der stor chance for, at arbejdet fortsætter, når arrangementet er ovre, fordi deltageren har større aktie i det.
3. Følg op med hvordan udbyttet kan føres ud i virkeligheden. Server det i "mundrette bidder", så det er overskueligt for deltageren i en travl hverdag.

En tilgang kan være, at du begynder at følge op på dine deltagere efter arrangementet - f.eks. ved at sende dem en mail. Gør du allerede det, kan du overveje at videreudvikle mailens indhold. Hvis du blot sender en evaluering, kunne det måske give mening at samle de vigtigste punkter fra dagen og sende dem med.

Næste trin kan være, at du begynder at tænke ind, hvordan du kan inddrage deltagerne i aktivt at skabe udbyttet. Denne involvering giver sandsynligvis deltagerne en større følelse af udbytte eller afkast, og det kan være en katalysator for deres videre brug af arrangementets indhold.

Hvordan vil du bruge rådene i dette indlæg til at blive endnu bedre til at få deltagerne til at gøre det, arrangementet opfordrer til?

Skriv dine guldkorn i kommentarfeltet herunder, så hjælper du alle os andre. :-)