Har du også prøvet at være den eneste, der kom udklædt til en fest?

Måske har du ikke ligefrem selv prøvet at stå der som den eneste i kaninkostume, men så kender du det måske fra "Bridget Jones' dagbog" eller fra en anden sammenhæng: Følelsen af at være gået ind ad døren til noget man troede var én ting for derefter at opdage, at det var noget ganske andet.

Sådan en oplevelse havde jeg for nogle år tilbage. Jeg havde tilmeldt mig en workshop om brugen af sociale medier. Og egentlig var det med stort udbytte, at jeg gik fra "workshoppen". Alligevel husker jeg mest den skuffelse, som jeg havde med derfra i rygsækken.

For det var bestemt ikke en workshop på den måde, som jeg forstår en workshop med aktiv deltagelse fra deltagernes side. I stedet var det et næsten 2 timers foredrag med 5 minutters afsluttende samtale med sidemanden om, hvad vi konkret ville gøre for at bruge de foreslåede råd i praksis.

Og eftersom jeg kom derfra med en plan og var blevet en hel del klogere, så kunne jeg have været tilfreds. Men det var jeg ikke.

Det tror jeg skyldtes, at mine forventninger ikke var blevet indfriet: Jeg havde regnet med selv at få fingrene i emnet - ikke blot få det serveret på et sølvfad.

Og sådan en situation tror jeg, at de fleste kan genkende: At man har siddet til et arrangement og er blevet skuffet. Ikke nødvendigvis fordi det var et dårligt arrangement. Men fordi det ikke levede op til de forestillinger og forventninger, man havde om arrangementet på forhånd.

For der er da en verden til forskel på, om man har meldt sig til en workshop, et kursus eller et foredrag.

Og selvom det kan virke som en selvfølge, så er virkeligheden jo, at jeg dengang sad og lyttede i 2 stive timer, hvor jeg på ingen måde fik mulighed for at få fingrene ned i bolledejen. Med andre ord: det var et foredrag, ikke en workshop!

Havde jeg vidst det, før jeg trådte ind i lokalet, havde jeg måske ikke haft skuffelsen med mig ud af lokalet.

Derfor vil dette indlæg indeholde en liste med definitionen af forskellige arrangementstyper og samtidig handle om vigtigheden af, at du allerede ved tilmeldingen får forventningsafstemt med dine deltagere. Du skulle jo nødig risikere, at én deltager dukker op i gult tøj, mens alle andre møder op i grønt tøj. 

Hvordan sikrer vi os, at vi er enige om arrangementstypen?

Først og fremmest kræver det en vis enighed om definitionen af arrangementstypen. Allerede her kan der dog være problemer. For er vi egentlig enige om, hvad der er forskellen på f.eks. en konference og en kongres? Eller hvornår der er tale om en workshop eller et seminar? Eller hvad der der skal til for, at vi kan kalde det et netværksmøde? Osv. osv.

Så her får du en liste i alfabetisk orden med definitioner over udvalgte arrangementstyper. Så har du en oversigt, du kan bruge til at hænge din hat på, når du skal finde den rette hylde til dit arrangement:

døgnmøde: møde, der typisk strækker sig over 24 timer, og hvor der dermed indgår overnatning og spisning. Derfor trækkes døgnmødet ofte ud af f.eks. arbejdspladsens vante rammer.

fest: her er vi ikke i tvivl: Skal der være fest, så lad der være fest. Så bliver vi som deltagere slemt skuffede, hvis der startes med et foredrag.

foredrag: mundtlig redegørelse om et emne for et ofte større publikum.

generalforsamling: årligt møde i en forening eller et selskab, hvor der bl.a. vælges bestyrelse og godkendes regnskaber.

internat: undervisning eller kursusforløb, som foregår med overnatning og spisning.

kick-off: første optakt til et stort projekt eller lignende. Her skal banen kridtes op, og de fælles mål og formål med projektet skal etableres.

konference: ordet betyder "at bringe sammen" og dækker over et større, officielt møde, hvor en række deltagere mødes for at diskutere et bestemt tema. Dette sker gennem diverse foredrag, taler og diskussioner. Der er dermed fokus på udveksling af viden og information.

kongres: kan indeholde det samme som en konference, men der er dog den afgørende forskel, at der i kongressen er tale om et beslutningstagende organ, og dermed er de deltagende i en kongres udvalgte delegerede inden for en bestemt gruppe med stemmeret. Kongressen er typisk årlig.

kursus: undervisningsforløb, der strækker sig fra èn til flere dage inden for et specifikt emne.

netværksmøde: et møde, der til forskel fra andre møder, handler mest om at forstærke de menneskelige relationer mellem deltagerne. Det kan gøres med mange forskellige vinkler og metoder.

oplæg: indledning som udgangspunkt for en diskussion eller behandling af et emne. Man vil altså som deltager forvente noget mere end selve oplægget.

seminar: møde med oplæg og friere diskussioner angående et bestemt emne. Kan også bruges om en friere undervisningsform med en mindre samling af deltagere.

symposium: et (uformelt) møde, hvor en gruppe fagfolk diskuterer et bestemt emne.

teambuilding: i ordets konkrete forstand er der tale om opbygning af et team. Derfor kan teambuilding af gode grunde ikke dyrkes alene.

workshop: her sættes der krav til deltagernes aktivitet, idet en workshop hentyder til en arbejdsmetode, hvor deltagerne deltager aktivt i en erfaringsudveksling eller en opbygning af et eller andet.

årsmøde: som ordet tydeligt viser, et møde der holdes én gang årligt. Bruges især i foreninger, partier og lignende, hvor man én gang om året samles for at godkende regnskaber og planer. Ligner meget en generalforsamling.

Mangler der nogle arrangementstyper på listen? Kom gerne med flere, så vi sammen kan gøre listen mere fuldendt. :-)

Har du husket at forventningsafstemme med din deltager?

Så langt så godt. Men en liste af ord løser jo ikke nødvendigvis problemet og gør os 100 % enige om rammerne for det ene eller det andet arrangement. Problemet er, at vi kommer med hver vores rygsæk og forståelse, og den er sjældent ens.

Så den næste opgave som arrangør vil være at være klar i kommunikationen angående arrangementstypen. Ved at uddybe arrangementstypen med en forventningsafstemning sikrer du, at du får præciseret, hvad der helt præcist forventes af deltageren til arrangementet. Hvis du på forhånd sørger for at forklare, hvordan deltageren kan bidrage bedst muligt til arrangementet, kan du mindske risikoen for misforståelser og skuffelser på selve dagen.

Til en workshop kunne du konkretisere forventningerne ved f.eks. at skrive:

"Der er tale om en workshop, hvor du kommer til at være i dialog med de andre deltagere, så det forventes, at du deltager aktivt. Mød derfor op med et åbent sind og vær klar på at andre deltagere kommer med forbedringer eller forslag til dine forslag for at gøre dem endnu bedre."

Jo mere konkret du er i din kommunikation, jo mere sikrer du dig, at dine deltagere møder op med samme forventninger til dit arrangement, og at de oven i købet stemmer overens med dine egne planer.

Få din deltager til at føle, at han eller hun kommer iklædt det rette tøj

Tilbage til min workshop, som var blevet til et foredrag. Hvad skulle arrangøren have gjort? Og hvordan sikrer du dig, at du ikke kommer i samme situation? Her er opskriften:

1: Vær omhyggelig med at få sat den rette titel på dit arrangement, så du ikke risikerer at sætte en forkert "varedeklaration" på dit arrangement. Hvis ikke du selv står for selve udførelsen af arrangementet, kræver det, at du i god tid koordinerer med den person, der skal facilitere arrangementet. Så sørger du for, at I er enige om rammerne for, hvad der skal foregå.

2: Vær skarp i din kommunikation med dine deltagere. Hvis du afstemmer forventninger på forhånd, kan du hjælpe dine deltagere med at få det rette "tøj" på til dagen. Jo mere konkret, jo bedre.

Hvordan forventningsafstemmer du med dine deltagere? Og afholder du andre arrangementstyper end dem i listen?

Skriv meget gerne dine guldkorn i kommentarfeltet herunder, så hjælper du alle os andre. :-)

P.S.: I går havde jeg meldt mig til et pilates-hold, der i mellemtiden var blevet lavet om til et yoga-hold. Tror du, jeg var skuffet, da jeg dukkede op?