Tiden med Corona kom.

Med et blev vores hverdag markant ændret. I begyndelsen var den nye virkelighed i møde- og eventbranchen præget af et altoverskyggende ord: Aflysning.

Mange måtte aflyse deres arrangementer, fordi det ikke længere var muligt at mødes fysisk, som ellers var udgangspunktet.

Men....

Da det første "aflysnings-granatchok" havde lagt sig, var der også spirer af håb. Håb, der viser, at det ikke er slut med arrangementer - slet ikke endda. Vi genopfinder nemlig måden, vi er sammen på.

Hos NemTilmeld mærkede vi klart den første bølge af aflysninger. Øv, der var mange samtaler med frustrerende arrangører, som måtte aflyse.

Den efterfølgende tid viser dog også, at arrangørerne tilpasser sig og overkommer udfordringerne. Behovet for at møde hinanden, dele viden og kommunikere vigtige budskaber er der nemlig stadig.

Konkret så vi, at mange oprettede eller ændrede nuværende arrangementer, som normalt skulle foregå fysisk, til online mødeformer, f.eks. webinarer, virtuelle møder, Skype-møder osv. Alt fra store internationale virksomheder og offentlige organisationer til soloselvstændige og små lokale foreninger rykkede arrangementer ind i det virtuelle mødelokale. Inspirations- og orienteringsmøder, kurser og sågar generalforsamlinger og banko bliver nu afholdt, mens vi sidder foran skærmen hver for sig.

Det giver positive resultater at pleje og vedligeholde "forbindelser" - også i en svær tid

Vejle Kommune er et godt eksempel på en arrangør, som pludselig stod med et akut behov, og derfor måtte tænke kreativt for at finde nye løsninger.

Kommunen afholder normalt mange fysiske arrangementer rettet mod det lokale erhvervsliv. Det kan være informationsmøder, kurser, kick-offs osv. Men hvordan løser man det, når man ikke kan mødes fysisk med hinanden (og alle medarbejdere i øvrigt er sendt hjem). Konkret oplevede kommunen, at det lokale erhvervsliv havde akut behov for viden om lokale og statslige tiltag vedr. Covid19-situationen. Det fortæller Solveig Albæk Juul, som er direktionskonsulent i Direktionssekretariatet i Vejle Kommune.

”Vi oplevede blandt de erhvervsdrivende, at der var efterspørgsel for kommunikation om hvad der sker lokalt. Samtidig vil vi også gerne som kommune gøre det for at vise vores opbakning til de lokale erhvervsdrivende. Så vi måtte kigge i værktøjskassen efter løsninger.”

Løsningen blev at bruge Microsoft Teams og Microsoft Live Events (Skype, Adobe Connect og Zoom er andre platforme, hvor man kan mødes online). Konkret afholdte kommunen et virtuelt erhvervsmøde i starten af krisen, hvor borgmesteren og andre nøglepersoner kom med opdateringer til de erhvervsdrivende, som til gengæld kunne stille spørgsmål til fagpersoner inden for arbejdsmarkedet og erhverv i den direkte live sending. Det var en stor succes, ifølge Solveig.

"Der var rigtigt mange deltagere. Vi har fået rigtig god respons på vores tiltag, og erhvervslivet var meget glade for tiltaget. Vi er også selv meget tilfredse."

Måske tænker du: Hvorfor sender de ikke bare et nyhedsbrev om emnet og kontaktinfo på konsulenterne, man kan ringe til, hvis man vil vide mere? - Det er der flere gode grunde til, forklarer Solveig.

"Vi kan trække oplægsholdere ind fra hele landet, da det foregår online. Så bliver de en del af eventet som ved et fysisk arrangement. Desuden oplevede vi, at deltagerne stillede mange konkrete spørgsmål. Fagpersoner besvarede dem med det samme over chatten, og på den måde blev svaret set af mange. Deltagerne hjalp også hinanden, hvor de gav gode råd og oplysninger gennem chatten".

Og det var en positiv afledt effekt for det lokale erhvervsliv at vidensdele i en tid, hvor mange dele af erhvervslivet er påvirket af den aktuelle corona-situation.

Et andet aspekt er, at et online møde stadig simulerer en form for menneskelig kontakt eller forbindelse, som man ikke får ved at læse et nyhedsbrev alene. Det virker bedre at se på et levende talende menneske end bogstaver sort på hvidt. Det er også Solveigs erfaring.

"Deltagerne syntes, det var værdifuldt at se borgmesteren i øjenhøjde og føle, at han også bare er et menneske. Det gav helt sikkert et personligt "touch" og noget visuelt tyngde til vores budskab. Det er med til at skabe et fællesskab og samhørighed".

Det er lidt det samme, når vi alle ser den samme landskamp i TV, eller når Dronningen taler til nationen. Her har vi også en følelse af fællesskab og sammenhold, og vi har indtryk af "at være sammen om noget", selvom vi ikke fysisk er sammen. Det er også Solveigs opfattelse, at deres virtuelle erhvervsmøde skabte en lokal fællesskabsfølelse blandt deltagerne. Denne følelse af sammenhold er guld værd - både i krisetider, men også når vi kommer ud på den anden side.

De gode erfaringer gør, at kommunen har valgt at holde ugentlige virtuelle erhvervsmøder, mens det ikke er muligt at mødes fysisk. På baggrund af de gode erfaringer, har Vejle Kommune også afholdt et virtuelt møde for alle ansatte i Vejle Kommune. Her deltog over 2000 ansatte i live eventet, hvor borgmester, kommunaldirektør og HR-chef gav de ansatte en opdatering på corona-situationen. Derudover afholdes der virtuelle politiske møder i f.eks. fagudvalg i Microsoft Teams.

Online møder fungerer - men ikke til alt

Trods de gode erfaringer er Solveig bevidst om de begrænsninger og udfordringer, der er forbundet med at mødes online. For det er bestemt ikke alle mødeaktiviteter, man kan flytte online.

"Vi har også måttet aflyse nogle arrangementer med mange deltagere, fordi arrangementets form og formål kræver, at deltagerne er sammen fysisk".

Et andet eksempel er de planlægningsmøder, som Solveig afholder som forberedelse til en stor erhvervskonference i efteråret.

”Det er fint at mødes online. Men når det handler om at idéudvikle, skabe relationer og være kreative sammen, fungerer det bedre i et fysisk rum i stedet for virtuelt.”  

Solveig forklarer også, at det kræver en del forberedelse, hvis de virtuelle erhvervsmøder skal fungere godt. Man skal forberede live eventet på samme måde som et fysisk event. Det betyder, at der skal være en rollefordeling, dagsorden og beskrivelse af oplægsholdere.

"Det er vigtigt at definere roller og retningslinjer, f.eks. hvem er mødeleder, at alle har deres mikrofon på lydløs, så vi undgår baggrundsstøj, samt at hvis man vil have ordet kan man bruge chatten som en form for talerække. Spillereglerne for "det gode online møde" skal på plads inden, hvis det skal blive en succes."

Derfor er det essentielt at teste forud for det virtuelle møde med dem, der skal deltage.

De virtuelle møder er også forholdsvis nyt for Vejle Kommune. Så de lærer også løbende, hvordan de kan optimere møderne. Det drejer sig f.eks. om formen på møderne, fortæller Solveig.

"Vi kunne se, at deltagerne begyndte at falde fra efter en halv time. Så vi har lært, at en hel time måske er for meget til et online møde, hvis formidlingen primært er envejskommunikation. Derudover lægger vi optagelserne af møderne online efterfølgende, så man kan se eller gense mødet, hvis man var forhindret til selve live-begivenheden."

Vi håber, at dette blogindlæg kan tjene som inspiration for dig - både til at prøve online møder, men også som bevis for, at mødeaktiviteten ikke er hel død.

Sørg for at hjælpe hinanden med at komme i gang med online møder - hvad skal man bruge af "grej" og kompetencer?

Del gerne de gode (og mindre gode) erfaringer i en kommentar herunder, så vi sammen kommer stærkere ud på den anden side.