Så ringer det ind til 3. lektion i skolen for nye mødeplanlæggere.

(Missede du 2. lektion, hvor Lene skal have fundet det rette sted at afholde sin temadag, kan du finde den her.)

Tak, fordi du følger med. Du er nu halvvejs, og vi håber, at du allerede har lært noget. Din sidekammerat Lene er hvert fald blevet klogere.

I sidste lektion besluttede Lene at droppe den store sportshal til sin temadag. Hun valgte i stedet at booke et konferencested, fordi det understøtter formålet med temadagen bedre, bl.a. passer de fysiske rammer bedre til temadagens program.

Men hvordan sikrer du som ny mødeplanlægger, at samarbejdet med konferencestedet bliver godt og uden gnidninger? Det prøver vi at svare på her i 3. lektion. Derudover får du (og Lene) også hjælp til at lykkes med samarbejdet med jeres kolleger, hvis de skal hjælpe med planlægning og afholdelse af jeres arrangement.

Hæng dig gerne i detaljer

Som ny (og uerfaren) mødeplanlægger kan det give god mening at alliere sig med et konferencested. De har stor erfaring, er service-mindede og er gode til at "huske det hele".

Det tiltaler Lene, da hun ikke har den store erfaring (endnu) med at planlægge og afholde større arrangementer. Når hun bliver mere erfaren, vil hun helt sikkert kigge på oversigtsguiden over steder fra lektion 2 - og måske vælge et sted, hvor hun selv står for mere af det praktiske.

Denne gang er valget dog faldet på byens konferencested. Det er dog ikke nok at ringe til dem og sige "Hej, jeg vil gerne holde en temadag hos jer", og derefter læne sig tilbage og se dagene gå indtil afholdelsen af temadagen.

Konferencestederne og andre "professionelle" (hoteller osv.) er dygtige, men de har brug for input fra dig for at kunne skrue et tilbud sammen, som giver mening ift, hvad du ønsker at opnå med arrangementet og som hænger sammen med dit budget.

Mohammed Hamudii Chanchiry arbejder som Conference Manager hos Scandic Sluseholmen. Han er vant til at modtage forespørgsler om arrangementer, og han giver her et par fifs til dig og Lene, som sikrer et godt samarbejde med konferencestedet.

"Hav så mange detaljer klar som overhovedet muligt, når du skal sende en forespørgsel ud. Det hjælper med at få så præcist et tilbud, som der kan lade sig gøre = færre overraskelser, når regningen skal gøre os op. Tænk over opstilling i lokalerne, ønsker til AV-udstyr og forplejning. Det gør det også lettere for konferencestedet at finde frem til lige netop det setup, som passer bedst til arrangementet."

Her kommer Lenes forarbejde hende til hjælp. Hun har allerede gjort sig mange tanker om indhold, form og den røde tråd gennem arrangementet. Disse tanker skal hun fortælle konferencestedet, så de sammen kan lægge en plan for, hvordan konferencestedet kan indfri Lenes ønsker til temadagen.

Mohammed har også et godt råd, som du kan tage med i planlægningen og når du skal modtage tilmeldinger, som sikrer, at du undgår trælse situationer på selve dagen.

"I en tid, hvor flere og flere har krav til specialkost, så er især viden om forplejning vigtig. Send en liste til konferencestedet med allergier og specialkost i god tid. Kræv svar fra alle deltagere, så deltageren ikke står på dagen og mangler forplejning."

Det er så vigtigt at forberede sig godt. Disse forberedelser skal du dele med dem, som skal hjælpe dig med at gøre dit arrangement til en succes.

Tag intet for givet og husk følgende:

1. Afstem dine forventninger i detaljer (mange detaljer - også de helt bitte små ting). Det skal næsten være på grænsen af pinligt, hvor detaljeret du beskriver dine ønsker til dem, du samarbejder med.
   
   
2. Tag udgangspunkt i, at dem, du samarbejder med, ikke er tankelæsere. De ved ikke, hvad I "plejer" eller "kan lide'" eller hvad der er "vigtigt". Så lad det ikke være overladt til gætterier, hvad du forventer. (Det kunne jo også være, at din kontaktperson blev skiftet ud, og så er der virkelig brug for detaljer på skrift, så alle kan være med).
   
   
3. Vær sød ved dig selv, når noget alligevel går galt. Tænk ”så blev jeg endnu en erfaring rigere og kan gøre det bedre næste gang. Nu ved jeg jo, at det kan gå galt her”.

Et godt værktøj til at undgå fejl og forglemmelser er vores drejebog, der hjælper dig med at få et godt overblik over alt, du skal holde styr på til arrangementet, og hvordan du bedst muligt kan fordele opgaver ud til f.eks. dine kollegaer, personale eller andre.

Den bliver både du og Lene glad for.

Obs: Du skal være tilmeldt Kaffepausens nyhedsbrev for at hente drejebogen. Du kan tilmelde dig, når du henter drejebogen)

Motiver dine kolleger på den rigtige måde

Lene er der altid for andre - både privat og på arbejde. Hendes succes med temadagen afhænger dog af det modsatte. Hun for brug for hjælp fra sine kolleger for at lykkedes, fordi det er umuligt for Lene at udføre alle opgaverne selv.

Men hvordan motiverer Lene sine kolleger, så de ikke oplever det som en sur pligt at hjælpe på temadagen. Skal Lene "stille sig på ølkassen" til morgenmødet og spørge efter håndsoprækninger fra dem, der har lyst til at hjælpe?

Hmm, det kan hurtigt ende, som når grundejerforeningen skal bruge frivillige til den årlige arbejdsdag eller fodboldklubben mangler en ny kasserer. Der er sjældent en skov af hænder. Folk har i stedet travlt med at kigge ned på gulvet.

Lene (og du) kan i stedet læne sig op af Christian fra Aarstiderne og hans gode råd til at motivere sine kolleger, når man skal bruge deres hjælp. Han har oftest brug for hænder til Aarstidernes arrangementer, og hemmeligheden bag Christians tilgang til opbakning fra kollegerne kan findes i 3 ord: Forståelse, imødekommenhed og kærlighed.

Han kommer med gode fifs og et par no-go's i videoen herunder:

(2:21 min.)

De 3 vigtigste råd: Forståelse, imødekommenhed og kærlighed

• At forstå: Her kan du stille spørgsmålene: Hvad er deres situation? Hvad er deres arbejdsopgaver? Det er også vigtigt at fortælle kollegerne, hvorfor det er vigtigt at deltage: Hvad giver det virksomheden? Hvad giver det dem?
  
  
• At være imødekommende: Det kan være ved at spørge dine kolleger, hvilken rolle, de gerne vil have på dagen, og hvad deres udfordringer er med at komme?
  
  
• Give dem kærlighed: Det kan være noget helt simpelt, som at sørge for, at der er kaffe på kanden. Det er de små ting, der gør, at de følger sig velkommen og glade.

Med denne tilgang er du godt på vej mod motiverede kolleger, som vil elske at give en hånd med til dit arrangement. Lene hopper også ned fra ølkassen, og går i stedet en tur på kontorgangen og tager dem en snak med de 5 personer, som hun skal bruge på temadagen. De bliver alle meget glade over Lenes imødekommende tilgang og inddragelse.

Når Lene har styr på de forskellige personers roller, skriver hun det hele ind i drejebogen, som du finder på linket lidt længere oppe i teksten. Så er der styr på opgavefordeling, ansvar og tidsplan ét sted, hvor alle involverede kan finde det. Dejligt nemt, ikke?

Nu ringer det snart ud til frikvarter i skolen for nye mødeplanlæggere.

I denne lektion har Lene lært, hvordan hun bedst inddrager og kommunikerer med dem, som skal hjælpe hende i planlægningen og afholdelsen af hendes temadag.

Men ingen temadag uden deltagere. I næste lektion tager vi fat i din kommunikation med deltagerne - fra "save the date"-beskeden til "Tak fordi du kom"-mailen. Du og Lene får hjælp til at lave en overordnet kommunikationsplan, så I nemmere kan overskue jeres markedsføring til målgruppen samt kommunikationen med de tilmeldte.

Tak for ro i klassen og vi ses til næste lektion, som du finder ved at klikke her.

Hvordan sikrer du dig det gode samarbejde med mødetstedet og dine kollegaer? Del meget gerne dine erfaringer herunder i en kommentar. På den måde giver du guldkorn videre til os andre her i "Kaffepausen"s fællesskab:).

Psst.. Vil du gerne modtage en reminder, når der er nyt om Lene? Og samtidigt få tips og inspiration til dine arrangementer? Så skriv dig op til "Kaffepausen"s nyhedsbrev her.