Hej igen. Dejligt at se dig igen. Du er nu kommet til 4. lektion i skolen for nye mødeplanlæggere.

(Missede du 3. lektion, hvor Lene får hjælp til hvordan hun bedst muligt samarbejder med andre, kan du finde den her)

Her i 4. lektion får du inspiration til, hvordan får planlagt din kommunikation med dine deltagere, så du undgår at skulle køre en længere omvej.

Din kommunikationsvej kan nemlig hurtigt blive lang, hvis ikke du får lagt en klar plan fra starten, og du kan nemt komme til at lave hurtige hovsa-løsninger, som kan koste dig både tid og deltagere.

Det ved Lene, din sidekammerat i skolen for nye mødeplanlæggere, alt om. Hun er nemlig kommet til at tage en længere omvej i sin kommunikation med sine deltagere, måske fordi det er gået en smule (for) stærkt......

Den dag tilmeldingerne begyndte at tikke ind. 

En tirsdag formiddag begynder tilmeldingerne at tikke ind hos Lene. Hun har om fredagen lige før fyraften fået sendt en invitation ud på mail til de potentielle 247 deltagere. Den skulle have været sendt ud om onsdagen, men blev forsinket, fordi Lene havde travlt med andre arbejdsopgaver.

Lene skriver den første, anden og tredje tilmelding ned på en post-it, som hun sætter på sit skrivebord. Hurtigt fortryder hun.

Så finder hun en blok papir frem og starter forfra. Hun inddeler siden i 3 kolonner og skriver navn, email-adresse og valg af workshop ned.

Hun opdager, at Henning har glemt at skrive hvilken workshop, han gerne vil med på. Det havde Lene ellers skrevet højt og tydeligt, at man skulle huske at skrive i mailen, når man tilmeldte sig.

Da hun har fået skrevet til Henning, er der kommet 2 mails mere. Hanne skriver, at hun ikke kan tåle løg, og Lars skriver, at han ikke kan tåle havskildpadde. Hanne spørger, om Lene vil tjekke med køkkenet, at der ikke er løg i maden. Lene svarer tilbage, at det vil hun gerne, og hun skriver i en note ud for Hannes navn, at hun skal huske at kontakte køkkenet. Så kommer hun i tanke om, at de på konferencecentret havde bedt om en liste med allergier og specialkost. Lene sukker og laver en ny mail til alle om, at de skal huske at skrive ved tilmelding, hvis de har noget, de ikke kan tåle, eller de har ønsker til specialkost.

Klokken er allerede 11.30.

I løbet af dagen får Lene 46 svar tilbage med forskellige grøntsager, nødder og frugter, som folk ikke kan tåle, og Peter skriver, at han ikke kan lide karry. Lene får også en mail fra Jytte om, at hun helst vil undgå at komme i gruppe med Susanne fra regnskab, for de blev uvenner sidste år til julefrokosten, og de har ikke talt sammen siden.

Lene kigger på sit papir med de tre kolonner.

Så opretter hun et regneark og starter forfra.

Lene får i alt 225 tilmeldinger. Af dem har 78 glemt at skrive hvilken workshop, de gerne vil på. Og 25 har ønsker til, hvem de gerne vil i gruppe med på temadagen. Det havde Lene ellers ikke bedt om.

Lene er træt.

Hvad skulle Lene have gjort? 

Lene skulle have gennemtænkt flere detaljer, før hun sendte invitationerne ud. Nu er hun endt med at spilde unødvendig tid, fordi hun ikke har tænkt sin kommunikation ind i en større sammenhæng. 

Som pligtopfyldende medarbejder vil Lene gerne løse alle opgaver hurtigt, men hun skal indimellem stoppe op og indse, at det kan gå for stærkt.

Så skulle Lene måske også have haft hjælp af et tilmeldingssystem. Men det vender vi tilbage til i lektion 5:).

Det Lene skulle have gjort var fra starten at lave en overordnet kommunikationsplan for kommunikationen med deltagerne: Lige fra den første "save-the-date"-besked til "Tak fordi du kom"-mailen.

Her er det især vigtigt, at kommunikationen bliver målrettet, så deltagerne får oplevelsen af, at hver besked, de får, har relevans for lige netop dem. Og skal Lene kunne gøre det, skal Lene have et samlet overblik over, hvad hun skal kommunikere til deltagerne, og hvornår hun skal kommunikere det. Ellers får hun ikke skabt overblik over den samlede kommunikation, og så kan det gå galt -  som det skete med invitationen.

Heldigvis har klasselæreren i skolen for nye mødeplanlæggere uddelt en oversigt over, hvilke punkter en kommunikationsplan med deltagerne skal indeholde.

Planen er delt op i 2: Kommunikationen med de potentielle deltagere og kommunikationen med de allerede tilmeldte deltagere.

Her kan du se oversigten over kommunikationen med deltagerne:

Pyha. 

Ja, punkterne er mange, og det kan være farligt, hvis skrivebordsskuffen med gamle tekster blot åbnes op og genbruges. Hvis det sker, bliver kommunikationen ikke målrettet i forhold til det konkrete arrangement.

Med en plan fra start over, hvad det er, du vil kommunikere, og hvornår du vil kommunikere det, er det nemmere at undgå disse hovsa-løsninger, hvor indholdet ikke er blevet ordentligt gennemtænkt.

En anden fordel ved at planlægge din kommunikation er, at du undervejs i din planlægning får mulighed for at notere ting, du kommer i tanke om. Så er du allerede på forkant, når du skal i gang med arbejdet med de enkelte dele af planen.

Når overblikket er der, er det også nemmere at undgå de hurtige løsninger, som f.eks. blot at gensende invitationen som en reminder. Det kan nemlig hurtigt irritere læseren, hvis han eller hun blot får en gentagelse af noget, der allerede er sendt til dem én gang, og som de måske havde bestemt sig for ikke at deltage i.

Og hvordan får du så lavet planen i praksis? Vi hjælper dig på vej...

Få e-guide og arbejdsark til din egen kommunikationsplan

Værsgo. Fra skolen for nye mødeplanlæggere får du her en guide og en skabelon til at lave din helt egen kommunikationsplan, så du kan lave din egen plan tilpasset netop dit arrangement.

Obs: Du skal være tilmeldt Kaffepausens nyhedsbrev for at kunne hente kommunikationsplanen. Du kan tilmelde dig, når du henter kommunikationsplanen)

I guiden får du ovenikøbet flere ideer til de enkelte dele i kommunikationsplanen, så du kan få yderligere fif til, hvordan du bliver skarp i din kommunikation med deltagerne.

Download arbejdsarket og udfyld de punkter, der er relevant for netop dit arrangement. Indskriv hvilke uger planlæggelsen og afholdelsen strækker sig over, og sæt kryds under de uger du vil forberede og udsende de enkelte dele i kommunikationsplanen. Sørg endelig også for at få markeret, når et punkt har enten statussen " i gang" eller "færdig". Så har du et visuelt overblik, og du slipper for at skulle holde styr på det hele i hovedet.

Så hvad gør Lene nu? 

Sket er sket med selve tilmeldingsprocessen. Lene synes, det er besværligt hele tiden at skulle opdatere et regneark, hver gang en deltager skriver til hende, men det må hun leve med.

Men det er ikke for sent at lave en kommunikationsplan, for der er mange andre ting til temadagen, som Lene skal have kommunikeret ud. Lene hopper straks op på hesten igen.

Hun henter arbejdsarket til kommunikationsplanen og går i gang med at udfylde den.

Det er som at lægge puslespil, ret uoverskueligt i starten, men når først hun har fået lagt rammen, så samler det næsten sig selv.

Heldigvis kan hun sætte statussen ”færdig” på flere af punkterne i planen, for invitationen er jo sendt afsted. Og hun har ikke brug for alle punkterne i kommunikationsplanen, så hun fjerner dem, hun ikke skal bruge. Det giver hende et bedre overblik.

Hun vil gerne give de sidste mulighed for at tilmelde sig, og det er heldigvis kun få, der ikke har tilmeldt sig endnu. Derfor bestemmer hun sig for kun at udsende en enkelt påmindelse om tilmelding til arrangementet, samt en "sidste chance"-besked kort før tilmeldingsfristen.

Forberedelsen til påmindelsen, "sidste chance"-beskeden og til 2 motivationsmails lægger hun i den samme uge. Så kan hun bedre bevare overblikket, så hun ikke kommer til blot at gentage samme indhold i beskederne.

Samtidig noterer hun i arbejdsarket, hvilken teaser hun skal skrive i påmindelsen, så hun ikke laver fejlen med blot at gensende invitationen. Jo jo, Lene har hørt efter i timen.

Og så husker Lene endda at passe lidt på sig selv. I uge 36 lægger hun kun en enkelt arbejdsopgave til temadagen. Hun har nemlig en del andre møder i den uge, så det er rart ikke at have for mange arbejdsopgaver med temadagen i samme uge.

Her kan du se Lenes udfyldte arbejdsark

Da Lene har udfyldt planen, kommer hun til at tænke på dengang, hun var lille og elskede at samle puslespil. Det gør hun stadig.

Hvad med Lenes andre arbejdsopgaver?

Dagen er gået, og Lene har ikke nået andre af sine arbejdsopgaver. Da hun er ved at pakke sammen, kommer chefen hen til hende og spørger, om hun har fået skrevet dagsordenen færdig til det kommende bestyrelsesmøde. Lene har slet ikke nået at kigge på det. ”Temadagen har taget hele dagen", siger hun. "Det er væltet ind med tilmeldinger med forskellige ønsker, og det har taget langt tid at svare på dem alle.”

Chefen siger ikke noget. Han bliver stående et øjeblik, før han går ind på sit kontor igen.

Hvad tænker chefen mon? Er han sur? Eller skuffet? Og hvordan skal Lene dog undgå alle de mange mails frem og tilbage?

Læs med i 5. lektion i skolen for nye mødeplanlæggere og hør mere om, hvad der sker, når chefen kalder Lene ind på sit kontor næste dag.

Hvordan sikrer du dig, at du får kommunikeret de rette informationer ud til dine deltagere på det rette tidspunkt? Del meget gerne dine gode såvel som mindre gode erfaringer herunder i en kommentar. På den måde kan du inspirere andre:).

Psst.. Vil du gerne modtage en reminder, når der er nyt om Lene? Og samtidigt få tips og inspiration til dine arrangementer? Så skriv dig op til "Kaffepausen"s nyhedsbrev her.