Hej og rigtig hjertelig velkommen til 1. lektion i skolen for nye mødeplanlæggere.

(Fik du ikke læst velkomsten til "Skolen for nye mødeplanlæggere", kan du finde den her.)

I denne lektion skal du lære, hvordan du tidligt i din planlægning af dit arrangement minimerer risikoen for at løbe ind i blindgyder på din planlægningsvej.

For blindgyder kan hurtigt koste mange spildte timer. Timer som du helt sikkert kunne have brugt bedre på andre opgaver.

Det har din sidekammerat i skolen for nye mødeplanlæggere Lene erfaret, da hun skulle planlægge sit første større arrangement: en temadag

Det hele startede en torsdag 14 dage efter, at Lene var startet på sit nye arbejde, hvor hun havde fået en chef, der havde virkelig, virkelig mange gode ideer.

Den dag Lenes chef fik den virkelige gode ide at holde en temadag

Sent en mandag eftermiddag bliver Lene kaldt ind på sin nye chefs kontor. Chefen har fået en ny rigtig, rigtig god ide.

”Vi trænger sådan til, at der sker noget”, siger han. ”Derfor skal du planlægge en temadag”.

Og mens han tegner og fortæller, står Lene og nikker og smiler og håber på, at hun kan nå at hente den store i børnehaven, så de kan nå at være til svømning til tiden. Og chefen spørger om ikke Lene synes, det er en god ide med sådan en temadag, og Lene nikker igen og siger ”jo, det er da en rigtig god ide”, mens hun skriver chefens mange ideer ned på sin blok.

Efter at have været inde på chefens kontor, skynder Lene sig at lægge sin blok på sit skrivebord og haste ud af døren, og hun når præcis til svømning et kvarter efter, det er startet, og heldigvis har hun husket at hente den store og har ham ovenikøbet med.

Lene går i gang med at planlægge

Da Lene dagen efter kigger på sin blok med skriblerier, kan hun ikke finde hverken hoved eller hale i alt det, chefen har sagt. På blokken står der noget med en temadag, en fantastisk oplevelse, god mad, at der ikke skal spares på noget og en masse andre ting.

Men hvad det lige var, der var formålet med dagen, står der ikke noget om.

Alligevel bruger Lene tiden indtil frokost på at prøve at stykke et program sammen for dagen, og hun når også at ringe til den lokale sportshal og booke den en fredag i oktober, for chefen havde sagt, at det kunne være sjovt, hvis alle deltagerne spillede badminton som afrunding på temadagen.

Og mens Lene planlægger temadagen, skeler hun samtidig til bunken med de andre opgaver, og de gule post-its fulde af to-do-lister. Hun begynder at kunne mærke en lille sveddråbe ved hårgrænsen, som stille og roligt bliver større og større og begynder at løbe ned mod næsen.

Hvad skulle Lene have gjort? 

Før Lene får brugt 4 timer på at planlægge et arrangement, er det vigtigt, at hun får stoppet op og gjort sig nogle overvejelser. Og her skal man ikke undervurdere værdien af en god kop kaffe og en tænkepause:)

For det er vigtigt, at Lene ved, hvilken retning planlægningen af temadagen skal gå, hvis hun skal kunne sørge for at holde en rød tråd i både temadag og i sin måde at planlægge på. Først og fremmest skal hun have svar på spørgsmålet:

Hvorfor skal jeg overhovedet holde denne temadag? 

Hvis svaret er, at det var fordi chefen sagde det, ja så er det vist på tide at gå 2 skridt tilbage:).

Så hvad gør Lene nu?

Ja, hun går nu 2 skridt tilbage eller rettere sagt: Hun tager turen hen til chefens kontor.

Efter 4 timers planlægning, der stritter i alle retninger, banker Lene på chefens dør og siger ” undskyld jeg forstyrrer, men jeg har lige et par ting, jeg gerne vil spørge dig om.”

Og så spørger Lene sin chef, hvorfor det egentlig er, at de skal holde denne temadag, og hvad det er for en forandring, chefen har tænkt sig, deltagerne skal opnå ved at deltage.

Hun spørger ham også om, hvem temadagen helt præcist er for, og hvad budgettet til dagen er.

Og nu ser Lene en dråbe sved samle sig på chefens pande, og den bliver lige så stille større og større og drypper til sidst ned på den blok, han har foran sig.

Chefen svarer efter lidt stilhed, at temadagen skal være for alle virksomhedens afdelinger, og at den skal have det formål, at de enkelte afdelinger får større forståelse for, hvad andre afdelinger laver. Han vil gerne skabe den forandring at øge samarbejdet på tværs af afdelingerne, så misforståelserne mindskes, når der igangsættes nye projekter.

Da Lene har fået svar på alle sine spørgsmål, husker hun ovenikøbet at spørge ind til hvilke af sine andre opgaver, hun skal nedprioritere, for at hun kan finde tid til at lave temadagen.

1-0 til Lene.

Tilbage på sin plads ved skrivebordet begynder Lene at kunne se den røde tråd til temadagen, og hun ved nu, hvilken vej hun skal for at få planlagt sin temadag.

Lene når ovenikøbet at hente den lille fra vuggestuen, så de kan nå til rytmik i tide, og de træder ind af døren præcis, da musikpædagogen byder velkommen.

Men hvad nu med den allerede bookede sportshal? 

Læs med i lektion 2 i skolen for nye mødeplanlæggere og hør mere om, hvordan Lene prøver at trylle en sportshal om til noget, den ikke er.

Find lektion 2 her.

Har du selv prøvet at stå i en lignende situation som Lene? Kommet til at gå i gang med at planlægge noget, hvor det måske ikke var helt klart, hvad formålet med planlægningen var? Så del meget gerne dine erfaringer herunder i en kommentar. Så hjælper vi hinanden med at lære, mens vi får en kaffepause:).

PS Har du tilmeldt dig "Kaffepausen"s nyhedsbrev? Som modtager af vores nyhedsbrev får du en reminder, når der er nyt om Lene. Samtidig får du adgang til en lang række værktøjer til dine arrangementer (der kun er tilgængelige for "Kaffepausen"s nyhedsbrevsmodtagere).