Hej igen og velkommen til 2. lektion i skolen for nye mødeplanlæggere.

(Missede du første lektion, hvor Lene får til opgave at planlægge en temadag, kan du finde den her.)

Vi advarer: Denne lektion er lidt lang, fordi du får Lenes liste med inspiration til steder, hvor du kan holde arrangementer. Men så har du til gengæld en oversigt til næste gang, du skal finde et sted til dit arrangement.

I lektionen vil vi nemlig gerne give dig inspiration til, hvordan du får valgt det rigtige sted til dit arrangement.

Et forkert valg af sted kan hurtigt koste mange hovedbrud og også spildte arbejdstimer, hvis du skal lappe på tingene undervejs for at få rammerne til at passe med arrangementets indhold.

Det var præcis, hvad der skete for din sidekammerat Lene i skolen for nye mødeplanlæggere, da hun forsøgte at få en sportshal til at rumme en temadag, sportshallen ikke passede til.

Lene og sportshallen hun forsøgte at trylle om til noget, den ikke var

Som du læste i lektion 1, så har Lene i sin iver fået lejet den lokale, store sportshal.

Der er dog problemer. Til Lenes temadag skal der nemlig både være foredrag, og der skal arbejdes i mindre grupper med det formål, at virksomhedens afdelinger skal få større forståelse for hinandens arbejdsopgaver. Og så har chefen ovenikøbet en fiks ide om, at de skal spille badminton sidst på dagen.

Lene sukker. Hvordan skal hun få alt det til at passe ind i en stor sportshal?

Hun overvejer at hente en kop kaffe. I stedet ringer hun til halinspektøren. Han siger, at det ikke er noget problem at have både foredrag og gruppearbejde i sportshallen. Der er masser af stole i kælderen i hallen, så Lene skal bare sørge for at dukke op et par timer før temadagen starter sammen med nogle kollegaer, så de kan stille stole op til foredraget i den ene ende af sportshallen. Halinspektøren har en fætter, der udlejer skillevægge, som de kan stille op i den anden ende. Ham får Lene nummeret på.

Lene tegner et omrids af sportshallen på et stykke papir. Sportshallen er meget stor. Hun begynder at tegne skillevægge ind i den ene ende af hallen.

Så kommer hun i tanke om, at foredragsholderen sikkert skal bruge en projektor. Hun ringer til halinspektøren igen. Sådan én har de ikke i sportshallen, men han siger, at det ikke er noget problem at finde et sted at stille den op, hvis de selv medbringer en. Han skal nok sørge for, at hallen er åben fra klokken 7 den fredag, arrangementet skal holdes. Lene spørger, om hun kan stille tingene op dagen før, da der også er stolene fra kælderen, der skal hentes, men det kan ikke lade sig gøre, for der skal være håndboldkamp i hallen aftenen inden temadagen.

Lene går hen til virksomhedens IT-afdeling på arbejdet og spørger, om de har en projektor, hun kan bruge. Det mener de ikke, de har, men de skal nok undersøge det. De lover at vende tilbage, men hun skal regne med, at der går et par dage.

Tilbage ved skrivebordet kommer Lene i tanke om forplejning til dagen. Og inden hun når at ringe til halinspektøren og spørge, om de har mulighed for at stå for maden, rejser hun sig for at hente en tiltrængt kop kaffe.

Hvilke overvejelser skal Lene gøre sig om stedet, før hun booker? 

Lene er løbet ind i en blindgyde, fordi hun har fået valgt og booket stedet alt for tidligt i sin planlægning.

Før stedet vælges, er det vigtigt, at Lene får stoppet op og gjort sig nogle overvejelser om, hvad det konkret er, hun har brug for til sit arrangement. Lene starter derfor med at overveje:

• hvilke lokaler hun skal bruge
• om stedet skal stå for de praktiske detaljer som forplejning og opvask
• hvad der skal bruges af IT-udstyr
• hvilke udenomsarealer, der er brug for

Derudover mangler Lene ideer til, hvilke steder hun i det hele taget kan rette øjnene imod i sin søgen. Hun henter derfor et stykke papir og laver en brainstorm over gode steder at holde arrangementer.

De mange steder inddeler hun derefter i to lister: Den ene med steder, der sørger for de praktiske detaljer, og den anden med steder, hvor hun selv som arrangør skal tage hånd om detaljerne:

Her kan du se Lenes liste og hvilke erfaringer, hun har med de enkelte steder: 

Så hvad gør Lene nu?

Lene kigger på sin liste over steder. Derefter kigger hun på, hvad formålet med temadagen var.

Så tager hun sin tegning over sportshallen og krøller den sammen. Sportshallen kan ikke bruges. Det bliver for besværligt, for dyrt og det kommer aldrig til at opfylde kriterierne om et sted med plads til både arbejde i mindre grupper og foredrag for alle. Det eneste hallen opfylder er chefens ide om badminton, og hvis hun skal være ærlig, så er det ikke verdens bedste ide, hvis forståelsen mellem afdelingerne skal øges.

I stedet banker Lene på chefens dør: 

”Jeg tænker, at det vil være bedst at holde temadagen i et konferencecenter”, siger hun. ”Jeg synes, det vil passe bedst med formålet for dagen. De har både små grupperum og store fælleslokaler, og de kan ordne alt det praktiske med mad og drikkevarer. Og vi slipper endda for opvasken”.

Chefen nikker.

”Men”, siger Lene, ”så kan vi ikke komme til at spille badminton sidst på dagen. Men hvis jeg skal være helt ærligt, så passer det heller ikke ind i den røde tråd, jeg har lavet til dagen.”

2-0 til Lene.

Da Lene går fra chefens kontor, er chefens darling med badminton nemlig blevet byttet ud med Lenes ide om at afslutte temadagen med 30 minutters speedtalking. Her skal hver medarbejder nå at tale i 5 minutter med én fra hver af de andre afdelinger om, hvordan de i fremtiden kan øge samarbejdet på tværs af afdelingerne. Ideerne skal undervejs skrives ned på post-its, og Lene skal samle ideerne i et nyhedsbrev, så alle får indsigt i de mange ideer.

Og bedst af alt: Lene har fået grønt lys fra chefen til at kontakte et konferencested.

Lene går straks i gang med at undersøge mulighederne. Og inden dagen er omme, har hun fundet et sted, hun vil kontakte den næste dag.

Den dag når Lene både at komme ud af døren til tiden og at putte begge børn, inden hun selv falder i søvn på sofaen. Hunden skraber stadig på terassedøren kl. 02:00, men heldigvis sover Lene så tungt, at hendes mand må lukke den ud.

Men hvordan får Lene nu sikret sig, at konferencestedet kan opfylde hendes ønsker? 

Klik her og læs med i 3. lektion i skolen for nye mødeplanlæggere og hør mere om, hvordan Lene bedst inddrager både kollegaer og konferencecentret i sine planer for temadagen.

Hvordan sikrer du dig, at du får valgt det rigtige sted til dit arrangement? Del meget gerne dine erfaringer herunder i en kommentar. Det vil vi sætte pris på:).

Psst.. Vil du gerne modtage en reminder, når der er nyt om Lene? Og samtidigt få tips og inspiration til dine arrangementer? Så skriv dig op til "Kaffepausen"s nyhedsbrev her.