Indlæser
Hos CEKTOS, en af Danmarks ældste psykologklinikker, hjælper de personer med psykiske lidelser via både individuel og gruppeterapi. Derudover udbyder de også kurser og efteruddannelse til sundheds- og socialfagligt personale samt ”Åbent hus”-arrangementer.
Tidligere var der meget manuelt arbejde forbundet med tilmelding til CEKTOS’ kurser og terapiforløb – både for CEKTOS og deltagerne - fortæller Lasse Mandal, der er kommunikationschef hos CEKTOS.
- Deltagerne skulle ind på hjemmesiden og hente en tilmeldingsformular i et word-dokument, udfylde, printe og underskrive det og til sidst scanne eller sende det med posten. Det var meget kompliceret og krævede, at deltagerne var ret computerkyndige.
Når CEKTOS have modtaget formularen, indtastede de oplysningerne manuelt i deres systemer og udstedte en faktura. Der var mange arbejdstunge faser, som tog tid, og hvor deltagerne kunne falde fra.
Nu er det meget nemmere, fortæller Lasse.
- Det har været en stor lettelse for os at have et system, som håndterer tilmeldingerne. Især fordi vi kan modtage penge allerede, når deltagerne tilmelder sig. Det gør tilmeldingen mere forpligtende.
Godkendelse hos NETS var et mareridt
Lasse ledte gennem længere tid efter en måde at gøre tilmeldingen nemmere. Han oplevede at den eneste mulighed var at lave en webshop, hvis CEKTOS selv skulle starte fra bunden.
Det var meget dyrt og ikke særlig velegnet, da CEKTOS trods alt ikke har hundredvis af produkter på hylden. En anden udfordring var, at CEKTOS selv skulle oprette aftaler hos NETS for at kunne modtage betaling.
- Det var ekstrem besværligt, da vi skulle svare på en masse spørgsmål omkring forventet omsætning og priser på vores ydelser. Da vores 4-årige uddannelse er ret dyr, var det endnu mere besværligt at få en aftale. Så det opgav vi simpelthen. Det var et mareridt.
CEKTOS fik anbefalet NemTilmeld af en anden kursusudbyder. Efter et møde med NemTilmeld stod det klart, at systemet kunne meget af det, som CEKTOS havde brug for. Samtidig var systemet ikke dyrt sammenholdt med de ressourcer, de allerede brugte på at håndtere tilmeldinger.
- Det var en hurtig beslutning. Jeg har snuset til et andet system, men der skulle vi selv oprette indløseraftale hos NETS, og samtidigt tog de en procentdel af vores omsætning. Så det blev hurtigt meget dyrere end NemTilmeld., fortæller Lasse.
- Jeg tror vi sparer ¾ på administration af tilmeldinger sammenlignet med tidligere – måske mere.
Tilmelding foregår nu let og uden besvær. Både for CEKTOS og deres klienter, som kan være ramt af depressioner eller andre forhold, som gør, at en let og brugervenlig tilmeldingsproces er værdifuld.
- Efter de første måneder, var vi igennem vores fulde udbud af arrangementer. Derfor er det nu meget hurtigere og nemmere at oprette et nyt forløb, fordi vi kan kopiere arrangementerne. Vi retter datoen, og så er det nye arrangement klar. Det er meget nemmere, og det har flyttet en del opgaver fra mit skrivebord.
- Vi har flere deltagere på vores hold, efter vi er begyndt at bruge NemTilmeld. I den sammenhæng har det helt sikkert en positiv effekt, at det er nemmere at tilmelde sig nu end i gamle dage.
CEKTOS sparer både tid og penge
NemTilmeld skaber glæde og værdi i hele CEKTOS’ organisation. Den økonomiansvarlige er også meget begejstret, fortæller Lasse:
-Det er nemt at afstemme, få overblik og hente penge i systemet. Da deltagerne betaler ved tilmelding, skal hun ikke hele tiden tjekke i banken om pengene er kommet og evt. sende rykkere. Så det har frigjort rigtig meget af hendes tid.
En anden fordel, som sparer CEKTOS tid, er, at det nu er meget lettere at opdatere ansatte i virksomheden, forklarer Lasse:
- Vi er en virksomhed med flere fysiske afdelinger, og alle ansatte kommer ikke begge steder. Tidligere skulle vi lave en manuel deltagerliste og sørge for, at alle havde en opdateret udgave. Det var enormt tidskrævende. Nu logger folk bare ind i NemTilmeld og tjekker, hvor mange der kommer på deres hold.
Ifølge Lasse er NemTilmeld også en god forretning, da systemet frigiver flere arbejdstimer end det koster at bruge.
- Hvis man omregner udgiften til NemTilmeld sammenlignet med de arbejdstimer, som systemet frigiver, er der ikke tvivl om, at det er en overskudsforretning for os.
Lasse anbefaler gerne NemTilmeld til andre, som afholder arrangementer.
- Jeg er sikker på at alle, der afholder arrangementer med en vis volumen, vil have glæde af NemTilmeld. Man slipper for en masse administrativt bøvl med betalinger og indløseraftale med NETS, som var enormt kompliceret. Vi fik NemTilmeld i stedet for, og det er vi super tilfredse med!
