Indlæser
Næste gang Junior Chamber International (JCI) Danmark afholder deres danske forårskongres, er det JCI Sønderborg, som har værtskabet. De skal stå for alt fra programplanlægning og forplejningstilbud til administration af tilmelding og betaling. Kongressen tilbyder en lang række forskellige aktiviteter og tilkøb, som bestilles ved billetkøb, og det kræver et tilmeldingssystem med stor fleksibilitet. Derfor kom NemTilmeld på banen:
- NemTilmeld er et intuitivt og gennemarbejdet system med alle de nødvendige funktioner, så det tekniske i sig selv var på ingen måde svært. Udfordringen lå mere i vores egen opsætning af tilvalg til billetten, og vores målsætning om at åbne for tilmeldinger med et fejlfrit tilmeldingsforløb, fortæller Christoffer Kirkegaard, økonomiansvarlig for kongressen.
To sideløbende moduler
Kongressen består af en åben erhvervskonference fredag eftermiddag og en intern JCI-kongres, der afvikles fra fredag til søndag. Derfor er JCI Sønderborg nødt til at have to tilmeldingsmoduler kørende sideløbende: Et for eksterne, som kun kan tilmelde sig fredagens erhvervskonference, og et for JCI-medlemmer, der kan tilmelde sig alle aktiviteter fra fredag til søndag. Billettype, tillægsydelser og workshops skal således spille sammen i en højere enhed uden overlap, så det ikke er muligt at bestille ting, der foregår på samme tid, eller som billetten ikke giver adgang til.
Virkeligt meget at vælge i mellem
På forårskongressen er der nemlig en lang række aktiviteter at vælge i mellem ved tilmelding, fx enten fuld kongrespakke fra fredag-søndag, fredagsbillet eller lørdagsbillet; 1 eller 2 overnatninger på hotel på enten dobbelt- eller enkeltværelse, en række forskellige workshops, forplejning under kongressen, før-fest torsdag aften og mange andre tilvalgsmuligheder.
- Ved at styre hvornår de forskellige ting skal være aktive, sikrer vi, at man ikke kan vælge aktiviteter, der ikke er relevante, fx en workshop om fredagen, hvis nu man kun tilmelder sig lørdag. Vi har afprøvet alle tænkelige scenarier på forhånd for at sikre os, at der ikke er fejl, og jeg må sige, at vi er lykkes rigtig godt med det. På nuværende tidspunkt har vi over 100 tilmeldte, og vi har endnu ikke haft nævneværdige fejlmeldinger.
Enormt tidsbesparende
Christoffer Kirkegaard pointerer, at selv om det måske har krævet lidt tid i begyndelsen for JCI Sønderborg at få "kabalen" til at gå op, er det rigtig godt givet ud:
- Vi sparer enormt meget tid på administration nu, og jeg tør slet ikke drømme om, hvordan processen havde kørt uden NemTilmeld. Det ville have været helt uoverskueligt, siger Christoffer Kirkegaard og tilføjer: - Det er virkelig sparsomt, hvad jeg skal lægge af kræfter i tilmeldings- og betalingsprocesserne i dag, og det passer mig egentlig fint, for jeg vil hellere bruge tid på at skabe værdi og arrangere en fed kongresoplevelse end på at sætte flueben i et regneark.
- Min oplevelse af NemTilmeld har været enormt positiv. Systemet er så nemt at arbejde med, og det er ikke mindst professionelt, hvilket er meget vigtigt, når man har med penge og fortrolige oplysninger at gøre. Så skal alt bare fungere og se seriøst ud, og det lever NemTilmeld uden tvivl op til, slutter Christoffer Kirkegaard.
Som en del af en international organisation har JCI Danmark lokale afdelinger over hele landet. JCI er et stærkt erhvervsnetværk for unge mellem 18-40 år, som mødes for at lære og udvikle sig både fagligt og personligt, og som arbejder for at skabe positive forandringer i samfundet.
