Indlæser
Når velgørenhedsorganisationen og verdens største internationale netværk, Rotary, afholder arrangementer, er der ofte mange deltagere at holde styr på. Før i tiden brugte organisationen et databasesystem til at registrere tilmeldinger, men det var ikke altid lige brugervenligt - især når det kom til betalinger:
- Når deltagerne tilmeldte sig et arrangement, skulle de først indtaste alle deres kontaktinformationer. Herefter genererede systemet et kodenummer, som deltageren så skulle indtaste ved overførsel af penge til vores kontonummer. Det var bøvlet for både brugerne og os selv, fordi vi altid skulle ind og dobbelttjekke tilmeldinger og betalinger, siger Susanne Gram-Hanssen, assisterende guvernør i Rotary.
Arrangørerne i projektgruppen så et behov for at modernisere tilmeldingssystemet, så betalinger kunne foretages direkte med dankort, og de valgte derfor at kontakte NemTilmeld, som en Rotary klub havde haft gode erfaringer med.
”Systemet giver mulighed for at målrette vores kommunikation og derigennem skabe mersalg.”
Muliggør målrettet kommunikation
Tilmeldingsprocessen er i dag meget simpel. Deltagerne tilmelder sig med et enkelt kryds og betaler med det samme, hvorefter en kvittering automatisk sendes til dem. NemTilmeld blev brugt til Rotarys specialforestilling på Det Ny Teater med musicalen Evita, hvis overskud gik ubeskåret til vaccinationsprogrammet End Polio Now. Systemet overskueliggjorde ikke kun betalinger og tilmeldinger for de 1000 deltagere, men var også med til at skabe mersalg:
- Når deltagerne tilmelder sig via NemTilmeld, får vi en række kontaktinformationer, som vi bl.a. har brugt til at kontakte de tilmeldte og spørge, om de ikke også skulle have deres venner og familie med. Systemet giver mulighed for at målrette vores kommunikation og derigennem skabe mersalg. Det har helt sikkert givet pote. Og så er systemet jo fantastisk til at skabe overblik, eksempelvis i forhold til betalinger og hvordan tilmeldingen forløber.
Gæsterne kunne til Rotarys gallaaften vælge mellem fem forskellige billetpriser. Når en kategori var udsolgt, "forsvandt" muligheden, og Rotary undgik på den måde kludder i tilmeldinger og betalinger.
Tilfredse gæster og glade arrangører
Med NemTilmeld er tilmeldinger til Rotarys velgørenhedsarrangementer blevet betydelig lettere - både for deltagerne, som nu kan betale med det samme, og samtidig meget nemmere for arrangørerne i Rotary, der ikke længere behøver at dobbelttjekke betalinger og tilmeldinger. Susanne Gram-Hanssen er derfor begejstret for både systemet og serviceniveauet:
- NemTilmeld er et fremragende system på så mange måder. Dertil kommer serviceniveauet, som er helt i top. Når vi undervejs har mødt nogle udfordringer med systemet, er NemTilmeld-teamet altid venlige og imødekommende og gode til at sætte sig ind i vores problemstilling. Det betyder rigtig meget.
Rotary har 1,2 mio. medlemmer på verdensplan, heraf 13.000 medlemmer i Danmark, fordelt på 270 klubber. Rotary beskæftiger sig med tre overordnede projekter: Netværk i klubber, velgørenhedsarbejde og ungdomsudvikling. Rotary har siden 1985 samlet 1,3 mia. dollars ind til vaccinationsprogrammer, og en tredjedel af verdens befolkning er vaccineret gennem Rotary.
