Indlæser
Aarhus var Europæisk Kulturhovedstad tilbage i 2017. Afviklingen af de mange arrangementer under værtskabet krævede et stort antal frivillige. Det arbejde stod Ulla Svenningsen Lund i spidsen for, og NemTilmeld blev en vigtig hjælp for hende.
Efter værtskabet i 2017 fortsatte frivilligorganisationen ”Rethinkers” sit arbejde i Aarhusregionens turistorganistation, hvor de frivillige også er en vital del - stadig med Ulla ved roret og NemTilmeld i værktøjskassen.
- Vi støder på NemTilmeld i efteråret 2016. Det falder på et tørt sted, og tilmeldingssystemet er præcis det, vi har brug for i vores arbejde med at rekruttere og invitere frivillige, som hidtil var besværligt, tidskrævende og uoverskueligt.
Ulla bruger NemTilmeld til sociale arrangementer og udflugter, hvor hun nemt kan sende link til tilmeldingen via det nyhedsbrev, de frivillige modtager. Derudover bruger de også NemTilmeld til betalte kurser og som simpel vagtplanlægning, hvor de frivillige kan tilmelde sig specifikke opgaver.
Tilmelding via mail fungerer ikke
Ulla startede som den eneste ansatte i organisationen og fik i starten hjælp af de frivillige, når der var arrangementer. Ulla og de frivillige oprettede en ny mailadresse til hvert arrangement, men det blev ret forvirrende at have forskellige mailadresser til forskellige arrangementer, forklarer Ulla.
- Vi brugte utrolig meget tid på at holde styr på det, og det var meget forvirrende - f.eks. hvis en frivillig stoppede, og en anden skulle overtage.
Tilmelding via mail var ikke kun svært at overskue for dem, som skulle modtage tilmeldingerne. De frivillige, som skulle tilmelde sig, havde også svært ved at overskue, hvilken mailadresse, der hørte til det arrangement, som de gerne ville deltage i.
Ulla forklarer, at de brugte det værktøj, som var ved hånden. Det var altså mail, da de ikke kendte til tilmeldingssystemer som NemTilmeld. Det ændrede sig, og det er Ulla glad for, da de nu slipper for en masse manuel tidskrævende administration.
- Jeg overvejer aldrig, om det kan betale sig at bruge NemTilmeld eller om det er nemmere, at folk sender en mail. Jeg er aldrig i tvivl – det er ALTID nemmere at lave arrangementet i NemTilmeld, fordi det er intuitivt, nemt og hurtigt.
NemTilmeld kommer med mange fordele
Skiftet fra at håndtere tilmeldinger via mail til at bruge et professionelt tilmeldingssystem har medført meget positivt. Ulla fortæller, at frivilligorganisationens ressourcer nu bliver brugt bedre. Brugen af NemTilmeld betyder konkret, at de kan håndtere flere og større arrangementer, end hvis de stadig brugte mail.
- NemTilmeld har frigjort ressourcer, så vi kan bruge tiden på at lave arrangementer, man kan tilmelde sig, frem for at holde styr på, hvem der deltager. Vi brugte tiden forkert, da vi brugte mail, fordi tilmelding er meget administrativt.
Ulla er desuden glad for, at alt er samlet ét sted. Det giver overblik, og det er nemt at gå tilbage i tiden og finde information. Håndtering af GDPR klarer NemTilmeld også.
- NemTilmeld er et væsentligt værktøj i vores arbejde, da vi har mange arrangementer med mange tilmeldinger - også fordi frivilligorganisationen vokser.
Naturligvis skal man bruge NemTilmeld til tilmelding
NemTilmeld er blevet en naturlig del af frivilligorganisationens arbejde med arrangementer. Ulla fortæller, at alle på kontoret kan bruge NemTilmeld, og alle synes det er nemt. Derfor er det en selvfølge at gribe til tilmeldingssystemet, når det drejer sig om administration af arrangementer.
- Jeg har ikke fantasi til at forestille mig, hvordan vi skulle håndtere tilmeldinger uden NemTilmeld.
Ulla føler, at det er nemt at komme i kontakt med NemTilmeld. Hun møder altid forståelse hos de ansatte, og de er gode til at komme med løsninger.
- NemTilmeld har en supergod kundeservice. Nogle gange kan man godt overveje, om man gider ringe til kundeservice og sidde i kø. Det tænker jeg aldrig om NemTilmeld.
