Generel information om sletning af persondata om deltagerne

Generelt

I denne guide forklarer vi overordnet, hvordan systemet håndterer sletning af persondata om deltagerne. Derudover vil du i guiden kunne finde link til guides, der viser, hvordan du indstiller regler for automatisk sletning af persondata i systemet, og hvordan du manuelt sletter persondata i systemet.

NemTilmeld er et online system til administration af arrangementer. 

Det er derfor også dig som bruger af systemet, som skal indstille funktionerne i systemet i forhold til sletning af jeres deltageres persondata, altså de persondata vi behandler på jeres vegne i systemet.

Forskel på automatisk og manuel sletning

Systemet arbejder med to former for sletning: automatisk sletning og manuel sletning. 

Ved automatisk sletning indstiller du systemet til automatisk at slette persondata på dine arrangementer på et fremtidigt specifikt tidspunkt. 

Ved manuel sletning indstiller du systemet til at slette persondata på en person eller ét eller flere arrangementer med det samme. 

Indstillinger for sletning af persondata

På en nyoprettet NemTilmeld-konto vil systemet som standard være indstillet til at slette persondata om deltagerne efter 2 år eller efter 5 år + indeværende år for data, der knytter sig til betalingsoplysninger, jf. bogføringsloven. 

Systemet vil følge de indstillinger, du har lavet omkring sletning af persondata. Dermed sletter systemet enten persondata ved at følge systemets standardindstillinger eller efter de indstillinger, du har indstillet systemet til at foretage enten manuelt eller automatisk.

Automatisk sletning af persondata om deltagerne

Det er både muligt at sætte regler op for sletning generelt for alle fremtidige arrangementer og for de enkelte arrangementer.

Du kan læse, hvordan du indstiller den automatiske sletning af persondata for alle fremtidige arrangementet i denne guide. 

Du kan læse, hvordan du indstiller den automatiske sletning for et enkelt arrangement i denne guide. 

Du kan læse, hvordan du får overblik over planlagt sletning af persondata i denne guide.

Bemærk, at det slettetidspunkt, der indstilles, vil stå i tilmeldingsbetingelserne på det enkelte arrangement, så deltagere ved tilmelding og i deres bekræftelsesmail oplyses om, hvornår persondata om dem vil blive slettet.

Manuel sletning af persondata om deltagerne

Hvis du har brug for at slette persondata før den automatiske sletning, kan du manuelt gå ind og indstille systemet til at slette persondata med det samme.

Den eneste undtagelse er, hvis der har været betaling til bestillingen. Informationer, som vedrører betaling, kan først slettes 5 år efter udgangen af det regnskabsår, som betalingen vedrører, jf. bogføringsloven

Manuel sletning kan f.eks. være aktuelt, hvis du har opsagt dit abonnement og ønsker at få slettet persondata om deltagerne inden adgangen til kontoen lukkes, eller hvis du vil have slettet persondata om en enkelt deltager.

Det er både muligt at slette persondata for flere arrangementer samtidigt, for et enkelt arrangement eller for en enkelt person.

Du kan læse, hvordan du manuelt sletter persondata for flere arrangementer samtidig i denne guide .

Du kan læse, hvordan du manuelt sletter persondata for et enkelt arrangement i denne guide.

Du kan læse, hvordan du manuelt sletter persondata for enkelte personer i denne guide.

Hvad sker der med deltagerne persondata, hvis en konto lukkes? 

Systemet sletter ikke alle persondata om deltagerne, når et abonnement opsiges og adgangen til kontoen lukkes. Du skal selv, som bruger, manuelt gå ind og slette persondata om deltagerne, inden kontoen lukkes.

Hvis en bruger ikke går ind og sletter persondata om deltagerne, inden kontoen lukkes, foretages sletningen ud fra de indstillinger om opbevaring og sletning, der er lavet på jeres konto.  Er alle persondata om deltagerne ikke slettet, inden kontoen lukkes, vil persondata om deltagerne dermed blive liggende i systemet indtil de slettes automatisk efter indstillingerne på kontoen.

NemTilmeld vil i det tilfælde fortsat behandle persondata på jeres vegne, og derfor vil forretningsbetingelserne og databehandleraftalen fortsat være gældende. 

Du kan læse mere om, hvordan du håndterer persondata i NemTilmeld i denne guide.