Sådan aflyser eller udsætter du et arrangement

Hvis du skal aflyse eller udsætte et arrangement, er det vigtigt, at du lukker for tilmelding, giver deltagerne besked og sletter deres tilmeldinger.

• Start med at lukke for nye tilmeldinger ved at aflyse eller udsætte arrangementet. Det gør du på arrangementets statusside. Klik på "Aflys arrangement" eller "Udsæt arrangement".
  
• Du kan nu vælge at skrive årsagen til aflysning eller udsættelsen. Bemærk: Denne tekst bliver vist på tilmeldingssiden. Herefter klikker du "Gennemfør aflysning" eller "Gennemfør udsættelse"
  
• Arrangementet er nu aflyst eller udsat, og der er lukket for tilmelding.
  
  
  
• Nu skal du fortælle de tilmeldte, at arrangementet er aflyst eller udsat. Det gør du ved at gå ind på arrangementets statusside og klikke på “Kontakt deltagere”. Skriv så en besked om, at arrangementet er aflyst eller udsat. Hvis det koster noget at deltage, så skriv også, at deltagerne får pengene retur, hvis du har planer om at sende deltagernes betaling tilbage.
  
  Har du brug for hjælp til at kontakte deltagerne, kan du finde yderligere forklaring i denne guide.
  

• Hvis du har aflyst dit arrangement, og deltagerne har betalt for at deltage, kan du nu starte med at refundere dine deltagere.
  
  Hvis deltagerne har betalt med kort/MobilePay, kan transaktionsgebyrer spærre for, at du kan refundere enkelte deltagere, fordi der ikke vil være dækning, da transaktionsgebyrerne bliver trukket fra arrangementets omsætning og sendt videre til NETS og andre indløsere.
  
  Derfor kan det være en god ide, at du starter med at lave en kontooverførsel med den tekst og til det kontonummer, du får oplyst, når du trykker ”Indbetal transaktionsgebyrer” fra arrangementets statusside. I løbet af et par bankdage, bliver pengene sat ind på arrangementet. Så spærrer transaktionsgebyrerne ikke længere for refundering.
  

• Når du vil begynde at refundere deltagerne, skal du klikke på "Refunder alle deltagere".
  

• Når du klikker ”Refunder alle deltagere”, får du et popup-vindue (se nedenunder). Vær opmærksom på, at du kun kan refundere tilmeldinger betalt via kort eller MobilePay samt annullere ubetalte fakturaer. Det kan du læse mere om i popup-vinduet.
  
  I rullemenuen i popup-vinduet skal du angive ”Jeg har kontaktet deltagerne” (1). Vær opmærksom på, at deltagerne vil blive flyttet til listen med afmeldte deltagere, når refunderingen er gennemført. Derfor kan du ikke kontakte via NemTilmeld, når først du har refunderet dem.
  
  Af sikkerhedsmæssige årsager vil du blive bedt om at skrive din adgangskode (2).

  Derefter kan du trykke ”Gennemfør refundering”:
  

• Processen med at refundere deltagerne går nu i gang. Du kan følge processen i et nyt vindue. Luk ikke vinduet under denne proces. Når refunderingen er gennemført, kan du lukke vinduet, men vær opmærksom på de refunderinger, der ikke kunne gennemføres automatisk.

• Hvis du har refunderinger, der ikke kunne gennemføres automatisk, kan det skyldes, at du har betalte fakturaer, hvor du skal indhente et kontonummer hos bestilleren for at kunne refundere pengene. Det kan også skyldes, at der ikke er dækning på kontoen til at gennemføre alle refunderinger.

• For at refundere tilmeldinger, der ikke kunne refunderes automatisk, skal du afmelde deltagerne manuelt. Det gør du fra arrangementets statusside. Gå til afsnittet ”Deltagere”. Ud for hver tilmeldt deltager, klikker du på det røde kryds for at afmelde vedkommende.
  
  
  
• Skal du refundere hele bestillingen, kan du trykke "Vælg alle deltagerne" (1).
  
  Skal du kun refundere enkelte deltagere, vælger du "Ja" ved dem (2). Hvis du vil se detaljer om bestillingen, skal du klikke på "+" ved deltagerens navn.
  
  Tryk på den grønne knap og pengene bliver automatisk ført tilbage til det betalingskort, som blev brugt ved tilmelding.
  
• Hvis der er betalt med faktura eller EAN, skal du indtaste modtageren kontonummer, som pengene skal overføres til. Du har også mulighed for at annullere en faktura eller EAN, som ikke er betalt.
  
• Hvis du har sat dit arrangement op, så du kun beder om oplysninger på bestilleren, vil der være en rullemenu, hvis bestilleren har tilmeldt flere personer.
  
  Skal du refundere hele bestillingen, kan du trykke "Vælg alle deltagerne" (1). 
  
  Skal du kun refundere enkelte deltagere, vælger du det antal, som du ønsker at refundere (2). Hvis du vil se detaljer om bestillingen, skal du klikke på "+" ved deltagerens navn.
  
  Tryk på den grønne knap og pengene bliver automatisk ført tilbage til det betalingskort, som blev brugt ved tilmelding, eller til det indtastede kontonummer.
  
• Hvis du ønsker at slette arrangementet helt, kan du gøre dette, når der ikke længere er nogen tilmeldte deltagere. Det gør du ved at trykke på krydset ud for arrangementet i listen over dine arrangementer.
  
• Hvis du vil fjerne udsættelsen eller aflysningen, skal du redigere arrangementet og finde indstillingen under fanen "Synlighed". Husk at gemme nederst til højre.