Håndtering af deltagerbetalinger via NemTilmeld

Når en arrangør administrerer et eller flere arrangementer med NemTilmeld, er det også muligt at lade tilmeldingssystemet opkræve betaling, hvis det koster noget at deltage.

Hvilke betalingsmuligheder findes der?
Betaling sker som standard med betalingskort. Deltageren kan betale med Dankort, Visa eller Mastercard.
Arrangøren kan vælge også at tilbyde kredit, dvs. betaling af en faktura, der bliver fremsendt til deltageren via e-mail sammen med tilmeldingsbekræftelsen eller elektronisk til et EAN-nummer.
Det offentlige i Danmark vil have fakturaer tilsendt til et EAN-nummer, og flere virksomheder beder også om det.

Du kan også tilbyde MobilePay som betalingsmetode (kun ved priser i DKK).

Deltageren kan ved tilmelding vælge mellem de betalingsmetoder, arrangøren har valgt at tilbyde for det enkelte arrangement.


Hvis deltageren vælger at betale med betalingskort, benytter systemet NemTilmelds indløsningsaftaler til at kunne tage imod betalingskort.
Pengene fra indløserne bliver overført til NemTilmelds bankkonti.

Efter gældende lovgivning skal arrangøren som udgangspunkt betale transaktionsgebyret ved tilmeldinger betalt med betalingkort. Disse gebyrer vil blive fratrukket omsætningen. Du finder en oversigt over transaktionsgebyrerne her.

Hvis deltageren vælger at betale via faktura, er betalingsmetoden som et girokort. Dvs. en FI-indbetalingskode med type 71, et betalings-id og et kreditornummer. Pengene kommer via FI-systemet til NemTilmelds bankkonto. Se eksempel på en faktura her. 

Når pengene er modtaget, genkender systemet betalings-id’et, og deltagerens tilmelding bliver markeret som betalt.
Det betyder, at systemet holder styr på, hvilke deltagere, der har betalt, og hvilke, der ikke har betalt.

FI-systemet virker mellem danske bankkonti. Hvis du ønske at modtage fakturabetaling fra udlandet, er det muligt oprette din egen betalingsmedtode i systemet, så du kan indsætte SWIFT og IBAN på fakturaen. NemTilmeld kan så ikke genkende betalingen, da pengene bliver indsat direkte på arrangørens bankkonto. Se, hvordan du opretter din egen betalingsmetode her.

Arrangøren kan i administrationen til sin NemTilmeld-konto på en status- og rapportside for hvert arrangement følge med i, hvor stor omsætningen har været, hvem der har betalt og hvem der mangler at betale. Se hvordan du ser omsætningen for et arrangement her.

På denne side kan man også hente et bogføringsbilag. Dette bilag kan arrangøren bruge til at bogføre omsætningen for arrangementet i arrangørens eget økonomisystem.

Overfør penge til egen bankkonto
For at overføre penge fra NemTilmeld til arrangørens egen bankkonto, skal arrangøren anmode om at få penge udbetalt. Ved hver anmodning udfyldes beløb, tekst til overførsel, kontoejer, registrerings- og kontonummer. Registrerings- og kontonummeret kan låses, så der kun kan udbetales til det låste kontonummer.

Når der anmodes om en udbetaling, vælger arrangøren om det skal være for et specifikt arrangement eller fra kontoen generelt.
Systemet holder styr på, hvor meget arrangøren har fået udbetalt for hvert arrangement, hvis man vælger at øremærke udbetalingen til et bestemt arrangement.

Se hvordan du overfører penge til egen bankkonto her.

Vær ligeledes opmærksom på, at der vil være et gebyr, hvis du ønsker at udbetale til en bankkonto i udlandet eller i en anden valuta end danske kroner. Gebyret er afhængigt af valutaen.

Rettigheder til hvem, der kan udbetale penge
Det er muligt at købe flere brugere på samme konto med forskellige rettighedsroller.
En bruger kan være ”økonomisk betroet” med adgang til udbetalingssiden, og en anden bruger kan være "arrangementsansvarlig" og kan dermed oprette og redigere arrangementer.
Der kan også oprettes forskellige afdelinger, som rettighederne kan begrænses til. F.eks. HR, Marketing, Salg, CSR osv. Du kan læse mere om de forskellige brugerroller her.

Hvornår kan man udbetale penge?
Pengene bliver som udgangspunkt frigivet til udbetaling 3 døgn efter arrangementet er startet. Denne karensperiode er til for at sikre deltagerne mod misbrug af systemet.

Der er også mulighed for at kunne udbetale penge, før et arrangement er afholdt. I dette tilfælde bliver pengene frigivet løbende i stedet for samlet efter arrangementet er afholdt.

Frigivelse af penge før arrangementer er afholdt, kræver godkendelse først. Kontakt os på support@nemtilmeld.dk for mere information.

Ved arrangementer med stor omsætning kan det være en fordel at få penge udbetalt, inden arrangementet starter for at kunne betale udgifter inden start.
Det kan f.eks. være 5 gange op til afholdelsen. Arrangøren bestemmer selv hvor ofte og hvilke beløb, der skal overføres. Der skal bare være frigivet omsætning på kontoen til det.
Et eksempel på bogføring i arrangørens økonomisystem kan være bogføring af bogføringsbilaget fra NemTilmeld. Den postering dækker omsætningen. Herefter 5 posteringer, som dækker de modtagne udbetalinger fra NemTilmeld på egen bankkonto. Se hvordan du henter dokumentation til din bogføring her.

Når NemTilmeld modtager og holder styr på alle enkelttransaktioner fra deltagerne, betyder det, at arrangøren skal udligne og bogføre meget mindre end, hvis arrangøren selv tog imod pengene, som enkelte transaktioner på egen bankkonto.

NemTilmeld opbevarer pengene fra alle deltagere på bankkonti, som er særskilt fra NemTilmelds egen økonomi og drift. Det betyder, at NemTilmeld altid kan udbetale alle arrangørernes penge, hvis det bliver nødvendigt.