Flere brugere på samme konto hos NemTilmeld

Er I flere, som skal bruge NemTilmeld til jeres arrangementer, giver tilmeldingssystemet jer en række muligheder.
Når I køber en licens til NemTilmeld, følger der 3 brugernavne med.
Et sponsorat har 20 brugernavne.

I skal se brugernavne som et antal stole, der kan bruges på samme tid, af de personer, som skal have adgang til administrationen af NemTilmeld.

Hvis I har 3 brugernavne, kan 3 forskellige personer have adgang til tilmeldingssystemet på samme tid.

En stol eller et brugernavn kan godt være optaget af forskellige personer henover en periode. Louise kan altså godt bruge stolen om sommeren, og Jens kan bruge stolen om vinteren. De kan bare ikke bruge den samtidig.

En medarbejder skal måske på orlov. Så kan I deaktivere vedkommendes brugernavn. Så bliver stolen ledig til en anden. Det kunne være afløseren, som så bruger stolen, indtil personen på orlov kommer tilbage.

Flere brugernavne giver en lang række muligheder:

• Det er nemmere for jer at overholde GDPR, når alle brugernavne er personlige. Det gør det muligt at lave arbejdsbetinget adgang til persondata for hver person.
• Hver bruger er ansvarlig for egne arrangementer. Så står brugeren som kontaktperson på tilmeldingssiden og vil få notifikationer om tilmeldinger på sine egne arrangementer.
• Man kan have forskellige rettigheder, f.eks. til at ændre indstillinger for arrangementer eller udbetale penge fra kontoen. Hvis I deler ét brugernavn, har alle adgang til alt.
• Hver bruger har sit eget personlige brugernavn. I skal altså ikke dele brugernavn og adgangskode med fare for, at en laver det om, og så kan de andre ikke logge på.
• I kan opdele, hvilke arrangementer, brugerne kan se og redigere i, ved at bruge afdelinger.

Sådan kan I bruge "afdelinger"
Som udgangspunkt kan brugere med rettigheder til at se og redigere arrangementer, se alle oprettede arrangementer.

Det er ikke altid hensigtsmæssigt - både af interne arbejdsmæssige årsager eller af hensyn til GDPR.

Hvis I har brug for at opdele, hvilke arrangementer, brugerne kan se og arbejde med, skal I bruge afdelinger. Så kan man altså kun se og arbejde med de arrangementer, som man selv er ansvarlig for eller som er en del af den afdeling, man har rettigheder i.

Rent praktisk skal brugeren have "Begrænset adgang" overordnet og rettigheder i sin afdeling. Se eksempel på billedet herunder.

Når du opdeler arrangementer i afdelinger, påvirker det kun, hvilke arrangementer, en bruger kan se og arbejde med i administrationen.

Listerne med arrangementer, hvor deltagere skal tilmelde sig, bliver ikke påvirket af opdelingen i afdelinger.

Hvilke roller og rettigheder kan I oprette?
Når du opretter en bruger, skal personen have en rolle for at få adgang til NemTilmeld. Rollerne er opbygget som et hieraki med forskellige rettigheder. Det betyder at en bruger på et bestemt niveau også har alle rettighederne fra niveauerne under.

Disse roller fungerer overordnet for hele kontoen, men du har også mulighed for at tildele dem på afdelingsniveau. En bruger kan altså godt have en rolle overordnet, men en anden i en eller flere afdelinger.

Man kan ikke være "administrator" eller "økonomisk betroet" i en enkelt afdeling, da disse roller fungerer på tværs af afdelinger.

Her er en beskrivelse af de forskellige roller.

Administrator
Det øverste adgangsniveau på kontoen. Denne rolle har i udgangspunktet adgang til alt data og alle funktioner i tilmeldingssystemet. OBS: En administrator kan fjerne andre administratorers adgang.

Økonomisk betroet
Denne rolle har adgang til alt i tilmeldingssystemet - undtaget muligheden for at tilføje og administrere brugere. Den økonomisk ansvarlige kan f.eks. foretage ændringer i abonnementet, se indbetalinger og anmode om udbetalinger. Du kan fratage brugeren muligheden for at oprette og redigere arrangementer i en eller flere afdelinger ved at tildele brugeren rollen "Begrænset adgang" på afdelingsniveau.

Arrangementsansvarlig
Rollen har i udgangspunktet adgang til at oprette og redigere alle arrangementer. De kan ligeledes tilgå arrangementets statusside og kontakte deltagerne. Brugeren kan dog fratages muligheden for at oprette og redigere arrangementer i en eller flere afdelinger, ved at tildele brugeren rollen "Ingen adgang" på afdelingsniveau.

Rapportadgang
Denne rolle giver en bruger lov til at se arrangementernes statusside, hente deltagerlister og eksportere lister - brugeren kan ikke redigere arrangementets opsætning eller oprette nye arrangementer. Det er brugbart, hvis arrangementer er styret centralt, men afholdt decentralt. Måske opretter hovedkontoret arrangementerne i NemTilmeld, men de lokale kontorer, butikker eller afdelinger afholder arrangementerne og skal derfor bruge deltagerlisterne og navneskiltene.

I skal ikke betale for brugere med denne rettighed. Kontakt os, hvis I har brug for at oprette rapportadgange. Så hjælper vi jer.

Arrangementsopretter
Denne rolle er det modsatte af "Rapportadgang". Den giver brugeren lov til at oprette og redigere arrangementer - men ikke se arrangementets statusside, hvor man kan se deltagerne og tilgå forskellige funktioner.

I praksis er tanken, at denne bruger opretter arrangementet og tester, om det er rigtigt sat op. Når tilmeldingen går i gang, skal brugeren selv eller en anden redigere arrangementet og skifte den ansvarlige bruger til den person, som herefter skal kunne se deltagerne.

Begrænset adgang
En bruger med begrænset adgang kan logge ind på administrationen, men ikke ret meget andet. Brugeren kan se en tom arrangementsoversigt samt kontakte supporten. Brugeren kan blive tildelt adgang til arrangementer, f.eks. få tildelt en rolle i en afdeling eller blive gjort ansvarlig for et eller flere arrangementer.

Se, hvordan du opretter en bruger i denne guide.

Se, hvordan du opretter en afdeling og giver en bruger adgang til afdelingen i denne guide. 

Flere brugere hjælper jer ift. GDPR
Når I bruger NemTilmeld, er I dataansvarlige for de persondata, som deltagerne indtaster, når de tilmelder sig til jeres arrangementer.

Datatilsynet lægger vægt på, at man kan dokumentere, hvem der har adgang til at se og behandle persondata.

Derfor er det vigtigt, at hver person har deres eget personlige brugernavn. Det er svært at dokumentere, hvem der har adgang til data om deltagerne i NemTilmeld, hvis I deler brugernavn mellem flere personer. Når hver person har deres eget personlige brugernavn, kan I dokumentere, hvem der har adgang til data.

Derudover skal I løbende sikre, at der ikke er nogle personer (brugere), som har adgang til persondata, som de ikke har behov for.

Her kan afdelingerne hjælpe jer. Datatilsynet understreger, at man ikke skal have adgang til data, som man ikke skal bruge. Når I opretter afdelinger i NemTilmeld, kan I styre, hvilke arrangementer, brugerne kan se. Derved kan I sikre, at brugeren ikke har unødvendig adgang til data.

Sådan køber du flere brugernavne
Du kan købe flere brugernavne under Konto->Brugere i topmenuen, når du er logget ind i NemTilmeld som administrator.

På denne side ser du også en oversigt over brugere og deres roller. Det er også her, du kan redigere i brugerne, hvis du er administrator. Ønsker du at redigere en bruger, skal du klikke på rediger-ikonet ved brugeren.

Her kan du redigere i brugerens oplysninger, skifte rettigheder overordnet eller i en eller flere afdelinger samt se, hvornår brugerens sidst har været logget ind.