Sådan håndterer du overtrukne arrangementer

Denne guide forklarer, hvordan et overtrukkent arrangement kan opstå, og hvordan du kan løse det.

Grundlæggende er der tale om, at der er udbetalt mere fra et arrangement end der er omsætning. Dette medfører dels, at du potentielt får bogført for meget arrangementsomsætning i dit regnskab samt, at pengene vil mangle til udbetaling på et andet arrangement. Du vil derfor ende med at stå i en situation, hvor systemet gør dig opmærksom på, at der ikke er dækning til at lave en udbetaling.

Overtrukne arrangementer kan basalt set opstå på tre måder:

• Der er udbetalt korrekt, men der er efterfølgende blevet foretaget refundering(er) fra arrangementet. Det kan ske, hvis en deltager ikke deltog alligevel, og derfor er blevet refunderet. Systemet forhindrer ikke refundering af deltagere, så lang tid der er generel dækning på kontoen - altså indbetalinger på andre arrangementer.
• Der er udbetalt for mange penge historisk set. Systemet har ikke altid aktivt forhindret udbetaling af for store beløb. For enkelte konti har systemet endda foreslået udbetaling af for store beløb, pga. særlige omstændigheder.
• Den sidste mulighed er, at der er tale om et arrangement, hvor pengene er blevet udbetalt, hvorefter arrangements startdato er blevet rykket ud i fremtiden. Dette kan medføre, at omsætningen ikke længere er frigivet, og dermed vil det være overtrukket. Her er der tale om en midlertidig situation, som vil løse sig selv, når arrangementet bliver overstået på ny, og omsætningen dermed bliver frigivet igen.

Udfordringen med overtrukne arrangementer kan løses på to måder. Du kan læse mere om dem nedenfor, men kort drejer det sig om:

• Du kan lave en indbetaling til arrangementet. Dette er den lavpraktiske løsning. Du indbetaler et beløb til din konto hos NemTilmeld, der matcher det overtrukne beløb. Dette løser det grundlæggende problem, og skaber balance i arrangementets udbetalingsregnskab.
• Udbetaling for arrangementet kan deaktiveres. Dette svarer effektivt til, at du ignorerer ubalancen i arrangementets udbetalingsregnskab - hvad enten den er positiv eller negativ. Dette løser altså ikke det grundlæggende problem. Pengene vil potentielt stadig mangle på et andet arrangement. Men hvis det er en del af en større oprydning i gamle arrangementer, kan det give fin mening.

Hvilken løsningsmodel, der passer til dig, afhænger af, hvad du ønsker at opnå.

Hvis din konto generelt er i balance, men har nogle få arrangementer, som er overtrukne, vil indbetalinger nok være anbefalelsesværdigt. Det kan også have betydning, hvorvidt der er tale om et aktuelt arrangement eller er et arrangement fra et afsluttet regnskabsår. Se guiden: Sådan foretager du indbetaling til et arrangement.

Hvis der er mange arrangementer i ubalance på din konto, eller det drejer sig om gamle arrangementer fra foregående regnskabsår, vil deaktivering af de berørte arrangementer nok give mening. Du kan så overveje at lade være med at deaktivere dine aktuelle og fremtidige arrangementer. Se hvad balancen er, og få foretaget en udbetaling/indbetaling, der gør, at du fremadrettet kan benytte værktøjet til udbetaling fra flere arrangementer. Se guiden: Deaktivering af udbetaling for et arrangement.