Indlæser
I denne guide viser vi dig, hvordan de forskellige funktioner i NemTilmeld hjælper dig med at overholde databeskyttelsesforordningen, som du kender under navnet GDPR.
Når du opretter arrangementer og modtager tilmeldinger fra deltagere via NemTilmeld, er du dataansvarlig for de oplysninger, deltagerne taster ind ved tilmelding.
Når du er dataansvarlig, har du også ansvar for, at deltagernes rettigheder bliver overholdt.
Databeskyttelsesforordningen stiller en række rettigheder op for de personer, der registrerer sig. Hos NemTilmeld kalder vi de registrerede personer for "deltagere", fordi det typisk vil være deltagere til jeres arrangementer, kurser mv., som bliver registreret i NemTilmeld.
Nedenfor gennemgår vi en række af deltagernes rettigheder, og hvordan du forholder dig til disse rettigheder med NemTilmeld.
2.1 Oplysningspligt
Deltagerne skal modtage en række oplysninger om behandlingen af deres personlige oplysninger f.eks. formål og retsgrundlag for behandlingen, de legitime rettigheder, eventuelle modtagere, tidsrum for opbevaring mv.
NemTilmeld har udarbejdet et sæt standard tilmeldingsbetingelser, som deltagerne skal acceptere, inden de kan foretage en tilmelding til jeres arrangement.
Imidlertid kender NemTilmeld ikke formålet og retsgrundlaget for jeres behandling af personfølsomme oplysninger, eventuelt yderligere modtagere, tidsgrænse for sletning samt andre forhold. NemTilmeld gør det derfor muligt enten at ændre tilmeldingsbetingelserne ved at ændre på nogle af funktionerne i systemet eller ved at indskrive yderligere tekst i tilmeldingsbetingelserne.
Det er derfor muligt at indsætte eller indstille følgende oplysninger:
Uddeling af deltagerlister til de tilmeldte
Vi har indskrevet i tilmeldingsbetingelserne, at du som standard kan udlevere en deltagerliste til de andre tilmeldte deltagere efter interesseafvejningsreglen.
Det betyder, at hvis du mener, at det er i deltagerens interesse, at du udleverer en deltagerliste, kan du gøre dette uden at indhente et samtykke til det.
Husk, det skal være til deltagerens fordel, at du udleverer deltagerlisten.
Hvis du ikke skal videregive en deltagerliste eller har brug for en anden lovlig grund kan du ændre det her.
Eller du kan indhente et samtykke til udlevering af deltagerlisten her.
2.2 Retten til indsigt
En deltager har altid ret til at få oplysninger om, hvordan egne personoplysninger bliver behandlet, herunder formål med behandling, berørte kategorier af personoplysninger, modtager eller kategori af modtagere mv.
Tilmeldingsbetingelserne burde ved en korrekt opsætning gennem systemet indeholde de oplysninger, som deltagerne skal modtage, hvis de ønsker at gøre brug af deres indsigtsret.
I systemet har du mulighed for at gensende deltagernes tilmeldingsbekræftelse, som indeholder et link til tilmeldingsbetingelserne samt de samtykker, deltagerne eventuelt har givet igennem systemet. Se hvordan du gensender tilmeldingsbekræftelsen her.
Herudover er det muligt at eksportere de registrerede oplysninger om en deltager i systemet til et regneark. Se hvordan du eksporterer her.
For hvert arrangement vedkommende er tilmeldt, eksporterer du deltagerlisten og sletter alle irrelevante rækker, dvs. data om de andre deltagere.
I systemet kan du søge de arrangementer frem, som personen har deltaget i. Se hvordan du søger efter en person her.
2.3 Retten til berigtigelse
Deltageren har altid ret til at få forkerte personoplysninger rettet (berigtiget). Deltageren kan, hvis du har givet lov til det, selv ændre en række oplysninger i den e-mailbekræftelse, som de har modtaget. Se her hvordan du giver deltageren lov til selv at rette i sine oplysninger.
Har du ikke givet lov til, at deltageren selv kan ændre i tilmeldingen, kan du selv ændre deltagerens oplysninger, når du er logget ind i NemTilmeld. Herefter kan du gensende en opdateret tilmeldingsbekræftelse. Se hvordan du retter i en tilmelding her.
2.4 Retten til sletning
Deltageren har i visse tilfælde ret til at få alle eller visse personoplysninger slettet. Du skal vurdere om den pågældende deltager har ret til at få sine personoplysninger slettet eller om du eventuelt fortsat har retsgrundlag til behandlingen eller en forpligtelse til ikke at slette oplysningerne.
NemTilmeld kan ikke foretage den vurdering. Det er dog ikke muligt at slette betalingsoplysninger i systemet før efter 5 år jf. Bogføringsloven.
Se hvordan du sletter persondata for en enkelt person i systemet her.
2.5 Retten til dataportabilitet
Deltageren har i visse tilfælde ret til at få de personoplysninger, som de selv har givet, udleveret i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.
Ønsker deltageren at gøre brug af retten til dataportabilitet, kan det i første omgang løses ved at eksportere deltageroplysningerne i et regneark som beskrevet under ”2.2 Retten til indsigt” oven for.
Generelt er der krav til, at man gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre og for at kunne påvise, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen.
Datatilsynet har flere steder skrevet, at det kun er personer, som har et arbejdsmæssigt behov, der må have adgang til persondata (arbejdsbetinget adgang).
Det betyder, at du løbende skal sikre, at der ikke er nogle personer (brugere), som har adgang til persondata, som de ikke har behov for.
Du skal endvidere kunne dokumentere, at den arbejdsbetingede adgang bliver overholdt.
NemTilmeld mener det er svært at dokumentere, hvem der har adgang til de personlige oplysninger på jeres administrationsside hos NemTilmeld, hvis I deler brugernavne mellem flere personer. NemTilmeld anbefaler derfor, at hver person har deres eget personlige brugernavn. Så kan I dokumentere, hvem der adgang til systemet.
Derudover er det muligt at give brugere forskellige rettigheder i systemet, hvilket har en lang række andre fordele.
Se her hvilke fordele flere brugere giver.
Har du brug for hjælp til at finde ud af, hvilke og hvor mange brugere, I har behov for, er du velkommen til at kontakte vores kundehjælper Jacob.
|
|
Vi har lavet en række videoer, der viser dig, hvordan du bruger NemTilmeld.
Se introduktionsvideoerOm du er deltager eller arrangør, så får du svar på nogle af dine spørgsmål til selve systemet lige her.
Læs svarene
Mette Jellesen og Jacob Thinggård Thomsen
Support og kommunikation
